Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung ermöglicht das Verwalten der Benutzer von Qualli.life.

Die Benutzerverwaltung steht in zwei Varianten zur Verfügung:

  • Benutzerverwaltung
    Bietet die Möglichkeit, Benutzer für Mitarbeiter anzulegen und diesem damit Zugriff auf Qualli.life zu geben.
  • Benutzerverwaltung TnGeschlossen Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme.
    Ermöglicht das Anlegen von Benutzern für Teilnehmer. Diese können mit dem Zugang jedoch nicht auf die Software Qualli.life zugreifen. Die Zugänge dienen der Anmeldung an Modulen, die für TnGeschlossen Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme. vorgesehen sind. Derzeit steht das Modul "Qualli.note" (Online-Berichtsheft) hierfür zur Verfügung.
  • Benutzerverwaltung Mitglieder
    Ermöglicht das Anlegen von Benutzern für Mitglieder. Diese können mit dem Zugang jedoch auf die Software Qualli.life zugreifen.

Benutzer, die Mitarbeitern zugeordnet sind, können auf zwei Arten angelegt werden.

  1. Der Mitarbeiter existiert bereits in der Mitarbeiterliste
    Starten Sie in der Benutzerverwaltung dieWählen Sie in der erscheinenden Mitarbeiterliste den betroffenen Mitarbeiter aus.
  2. Der Mitarbeiter existiert noch nicht in der Mitarbeiterliste
    Legen Sie den Mitarbeiter über den Assistentenan und aktivieren Sie auf der letzten Assistentenseite das Kontrollkästchen "Benutzer für den Mitarbeiter anlegen", geben Sie das Kennwort ein und beenden Sie den Assistenten.

Zum Bearbeiten eines Benutzers doppelklicken Sie diesen in der Liste der Benutzer. Es erscheint folgender Dialog:

Hier können Sie folgende Angaben eingeben bzw. ändern:

Weisungsbefugnis

Bei der Weisungsbefugnis handelt es sich um einen datenschutzrechtlichen Begriff im Rahmen des Auftrags zur Datenverarbeitung. Sie gibt an, in wie weit ein Benutzer befugt ist, der Nistech GmbH Weisungen zur Datenverarbeitung zu geben.

Es stehen folgende Befugnisebenen zur Verfügung:

  1. Generelle Weisungsbefugnis
    Diese beinhaltet alle Auftragsarten, inkl. der Vernichtung von Daten. Dies ist die höchste Befugnisebene.
  2. Eingeschränkte Weisungsbefugnis
    Hierbei sind alle Auftragsarten gestattet, jedoch nicht solche, die Daten vernichten können (z.B. Löschung und PseudonymisierungGeschlossen Die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugewiesen werden; Quelle: DSGVO Artikel 4 (5)).
  3. Einfache Weisungsbefugnis
    Die Weisungsbefugnis beschränkt sich auf Supportaufträge. Alle anderen Auftragsarten sind hier ausgeschlossen. Das Ändern personenbezogener Daten ist gestattet.
  4. Keine Weisungsbefugnis
    Benutzer mit dieser Befugnisebene können keine Serviceaufträge erteilen. Hierbei handelt es sich um die Standardeinstellung bei allen Benutzern.

Die Weisungsbefugnis hat Auswirkung auf den Programmbereich "Serviceaufträge" (siehe auch "Serviceaufträge").

Status

Gibt an, ob sich der Benutzer an Qualli.life anmelden kann oder nicht.

Es stehen folgende Status zur Verfügung:

  • Aktiv
    Der Benutzer ist aktiviert und kann sich einloggen
  • Aktiv - Automatisch
    Der Benutzer ist aktiviert und kann sich einloggen. Die Aktivierung wurde automatisch vorgenommen (siehe unten).
  • Durch Admin gesperrt
    Der Benutzer kann sich nicht einloggen. Die Sperre wurde durch den Admin vorgenommen (z.B. Mitarbeiter ist nicht mehr im Unternehmen).
  • Gesperrt - Automatisch
    Der Benutzer kann sich nicht einloggen. Die Sperre wurde automatisch vorgenommen (siehe unten).
  • Gesperrt - Fehlgeschlagene Logins
    Der Benutzer kann sich nicht einloggen. Die Sperre wurde aufgrund zu vieler ungültiger Anmeldeversuche (falsches Kennwort) gesetzt.
  • Freigabe ausstehend
    Der Benutzer kann sich nicht einloggen. Das Datum der automatischen Aktivierung ist noch nicht erreicht oder der Benutzer hat noch nicht versucht sich einzuloggen (siehe unten).

Automatische Benutzer-(De-)Aktivierung

Qualli.life bietet Mechanismen zur automatisierten Aktivierung und Deaktivierung von Benutzern und damit deren Zugangsmöglichkeiten zu Qualli.life. Dies kann sinnvoll sein, wenn ein Benutzer projektbezogen (nur in einem bestimmten Zeitraum) arbeitet oder angelegt wird, noch bevor er die Stelle angetreten hat.

Wenn ein Benutzer angelegt wurde, jedoch erst später aktiviert werden soll, gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Setzen Sie den Status des Benutzers auf "Freigabe ausstehend"
  • Geben Sie in den darunter erschienenen Zeitraum-Feldern das Beginn-Datum, also das Datum ab dem der Zugang automatisch aktiviert werden soll, ein.

Wenn ein Benutzer automatisch deaktiviert werden soll:

  • Setzen Sie den Status auf "Aktiviert automatisch".
  • Geben Sie in den Zeitraumfeldern das Enddatum ein, also das Datum, ab dem der Zugang gesperrt ist.

Wenn der Benutzer automatisch aktiviert und deaktiviert werden soll:

  • Setzen Sie den Status auf "Freigabe ausstehend".
  • Geben Sie in den darunter erschienenen Zeitraum-Feldern das Beginn-Datum, also das Datum ab dem der Zugang automatisch aktiviert werden soll, und das Enddatum, also das Datum, ab dem der Zugang gesperrt sein soll, ein.

Bitte beachten Sie, dass die Automatik nur greift, wenn sich der Benutzer auch einloggt. Wenn Sie beispielsweise eine automatische Deaktivierung aktiviert haben, der Benutzer sich aber das letzte Mal vor dem Deaktivierungsdatum eingeloggt hat, bleibt der Status so lange auf "Aktiviert - Automatisch", bis der Benutzer versucht sich anzumelden.

Kürzel, Benutzername und Kennwort

Jedem Benutzer wird ein eindeutiges Kürzel, bestehend aus 2-4 Buchstaben, zugewiesen. Anhand des Kürzels werden die Benutzer identifiziert, welche Einträge erfasst, geändert und gelöscht haben. Standardmäßig schlägt Qualli.life eine Kombination aus dem ersten Buchstaben des Vornamens und dem ersten Buchstaben des Nachnamens vor.

Das Kürzel kann später nicht mehr geändert werden.

Der Benutzername und das Kennwort dienen der Authentifizierung bei der Anmeldung an Qualli.life. Der Benutzername muss eindeutig sein, d.h. jeder Benutzername darf (mandantenübergreifend) nur einmal vorkommen.

Der Benutzername und das Kennwort können jederzeit geändert werden.

Weitere Benutzerdaten

Die externe Benutzer-ID, eine eindeutige Identifikationsnummer, dient der Identifizierung eines Benutzers in anderen Anwendungen wie z.B. dem Jobnetzwerk. Sie wird automatisch vergeben.

Das Kontrollkästchen "InGe-OnlineGeschlossen Integrationsgeschäftsdatei-Online (ein Verfahren zum Datenaustausch zwischen dem Bundesamt für Migration und Flüchtlinge und Trägern von Integrationskursen)" ermöglicht das Speichern der Zugangsdaten zur BAMFGeschlossen Bundesamt für Migration und Flüchtlinge-Schnittstelle. Verwenden Sie hier die Daten des Benutzers, wie sie in der Delegierten Benutzerverwaltung angelegt wurden.

Zugriff auf mehrere Mandanten

Ein Benutzer, egal bei welchem Mandanten dieser angelegt wurde, kann Zugriff auf mehrere Mandanten erhalten. Hierfür dient der Bereich "Mandantenzugriff":

In diesem Beispiel verfügt der Benutzer über Zugriff auf die beiden Mandanten #0001 und #0179. Mit der PLUS-Schaltfläche können Mandanten hinzugefügt, mit der STIFT-Schaltfläche diese bearbeitet werden:

Die Datumsangaben dienen zur zeitlichen Begrenzung des Zugriffs auf diesen Mandanten. Im Textfeld darunter können Sie beliebige Bemerkungen eingeben.

Das Kontrollkästchen "Administrator" macht den Benutzer in Bezug auf diesen Mandanten zum Administrator. D.h. der Benutzer kann auf alle TnGeschlossen Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme. und alle Programmbereiche zugreifen und zu dem auch Berechtigungen ändern.