Vorlagenmanager

Beschreibung

Der Vorlagenmanager ist eine Werkzeug, mit dem Sie Excel-Vorlagen Ihrer Auftraggeber (z.B. BA Bundesagentur für Arbeit oder BAMF Bundesamt für Migration und Flüchtlinge) in Qualli.life definieren und verwalten können. Einmal erstellt, werden die Excel-Vorlagen mithilfe der "Platzhalter" befüllt; ähnlich dem SgA Die interne Abkürzung für "Schriftgut-Assistent". Der Assistent ermöglicht das Generieren von Dokumenten.. Der Unterschied zum SgA ist, dass mit dem Vorlagenmanager ganze Personenlisten definiert und die Originalvorlage nicht geändert werden muss. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit auch schreibgeschützte Vorlagen zu nutzen.

Der Vorlagenmanager wurde insbesondere für folgende Programmbereiche konzipiert:

Anwesenheitsliste
Teilnehmerliste (Auftrag)

Der Vorlagenmanager kann nur Excel-Dateien bearbeiten, die sich in den "Online-Bibliotheken" befinden. Er darf nicht mit einem Tabellenkalkulationsprogramm verwechselt werden, denn die Stärke des Managers liegt darin, ausgewählte Zellen und Bereiche in einer Vorlage mit Platzhaltern, festen Werten oder Formeln zu definieren, damit Daten in unterschiedlichen Kontexten automatisch befüllt werden.

Wenn Tabellen Auswahlfelder und Zeichenobjekte enthalten, können diese nicht befüllt werden und werden im Vorlagenmanager nicht angezeigt, können aber nachträglich in Excel befüllt werden.

Den Vorlagenmanager finden Sie unter

QUALLI→Einstellungen→Vorlagenmanager

Übersicht

Vorlage
In diesem Bereich können Sie mit dem PLUS-Symbol neue Vorlagen erstellen oder bereits existierende Vorlagen zum Bearbeiten mit dem Ordner-Symbol öffnen ("Vorlage hinzufügen").
Inhalte
Dies ist der wichtigste Bereich. Hier können Sie den Inhalt der Zellen bestimmen und die Platzhalter einfügen ("Inhalte definieren" und "Listen definieren").
Datenvorschau
In der Datenvorschau wird die zu verwendende Vorlage abgebildet. Die Vorschau zeigt schließlich auch das Ergebnis der Eingaben im Bereich "Inhalte". In der Datenvorschau können keine Änderungen durchgeführt werden.

Vorlage hinzufügen

Um Vorlagen im Vorlagenmanager definieren zu können, müssen diese erst in der Online-Bibliothek (siehe auch "Online-Bibliotheken") gespeichert werden.

Um eine neue Vorlage definieren zu können, klicken Sie auf das PLUS-Symbol, woraufhin sich das Verzeichnis der Online-Biblioithek öffnet.

Wählen Sie hier die Excel-Datei aus, die Sie als Vorlage definieren möchten und schließen Sie Ihre Auswahl mit der Bestätigen-Schaltfläche ab. Daraufhin wird der Inhalt der Excel-Datei im Vorlagenmanager angezeigt und Sie können die Vorlage definieren.

In Bezeichnung wird automatisch der Dateiname eingetragen. Ändern Sie die Bezeichnung ggfs. so ab, dass sie für die Benutzer aussagekräftig ist.

Unter Einsatzszenarien können Sie auswählen, wo die Vorlage später eingesetzt werden soll:

Teilnehmerliste (Auftrag): AUFTRAG→Teilnehmerliste
Die Aktion: "Mit Excel-Vorlage öffnen..." ermöglicht das Exportieren der angezeigten Tn Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme.-Liste. Dabei werden dem Vorlagenmanager alle angezeigten Tn-Daten durch den Sonderplatzhalter #Personen zur Verfügung gestellt.
Anwesenheitsliste (vollständig): DATEN & LISTEN→Anwesenheit
Auch hier steht die Aktion "Mit Excel-Vorlage öffnen..." zur Verfügung. Die in der Anwesenheitsliste zur Verfügung stehenden Daten werden durch den Sonderplatzhalter #Aw repräsentiert.
Anwesenheitsliste (gefiltert):
Formulare (Person): TEILNEHMER→Allgemeine Stammdaten ▼→Formulare. Wenn Sie die Vorlage hier freigegeben haben, können Benutzer die Vorlage über diesen Programmbereich abrufen.
Formulare (Auftrag): AUFTRAG→Formulare. Wenn Sie die Vorlage hier freigegeben haben, können Benutzer die Vorlage über diesen Programmbereich abrufen.
Für Benutzer gesperrt: Dieses Einsatzszenario können Sie verwenden, wenn Sie noch an einer Vorlage arbeiten oder die Verwendung sperren möchten.
Veraltete Vorlage: Dieses Einsatzszenario können Sie verwenden, wenn Vorlagen obsolet geworden sind.

Sie können hier auch die Benutzung der Vorlage sperren, indem Sie "für Benutzer gesperrt" auswählen. Dadurch haben Sie stets die Möglichkeit definierte Vorlagen zu testen. Die Auswahl "veraltete Vorlage" können Sie auswählen, wenn definierte Vorlagen obsolet sind.

Dokumententyp und Office-Version, sind rein informative Daten und können nicht geändert werden. In Bemerkungen, können Sie Informationen für andere Mitarbeiter zur Benutzung der Vorlage eingeben. Anschließend können Sie den Zellen in der Vorlage Inhalte hinzufügen.

Inhalte definieren

Um einen Inhalt hinzuzufügen, markieren Sie die gewünschte Zelle und klicken Sie im Bereich "Inhalte" auf das PLUS-Symbol. Der Bearbeitungsbereich (Bearbeiten-Dialog) öffnet sich und übernimmt den aktuellen Zellbezug.

Das Häkchen in der Auswahl In aktiver Tabelle ist standardmäßig aktiviert und bedeutet einen relativen Tabellenbezug. Das heißt die Daten werden in die zurzeit angezeigte bzw. vom Benutzer ausgewählte Tabelle eingefügt. Wird diese Auswahl deaktiviert bedeutet sie einen absoluten Tabellenbezug. Das heißt die Daten werden genau in die Tabelle eingefügt, die im Feld "Zellbezug" benannt ist.

Bearbeiten-Dialog

Im Bearbeiten-Dialog können den Inhalt bearbeiten. Dieser ist standardmäßig im linken Bereich eingebettet. Die Größe des Bereichs "Inhalte" können Sie an den markierten Punkten ändern. Somit haben Sie zum Bearbeiten eines Inhalts mehr Platz.

Der obere Regler reduziert jedoch den Bereich "Vorlage"; der linke Regler reduziert den Bereich "Datenvorschau".

Alternativ können Sie den Bearbeiten-Dialog auch extern öffnen.

Bearbeiten-Dialog extern öffnen

Seit Qualli.life-Version 16.4 haben Sie die Möglichkeit den Bearbeiten-Dialog extern zu öffnen.

Drücken Sie im Bereich "Inhalte" die Tastenkombination Strg+Leertaste und öffnen dann den Bearbeitungsdialog mit einem Doppelklick. Dieser wird dann in einem externen Dialogfenster angezeigt. Diese Funktion können Sie deaktivieren, indem Sie dieselbe Tastenkombination drücken:

Verwenden Sie zum erstmaligen Definieren von Zellen den eingebetteten Bearbeiten-Dialog. Im externen Dialogfenster kann nämlich der Zellbezug nicht ausgewählt werden.

Ausrichtung

Seit Qualli.life-Version 16.4 können Sie im Bearbeiten-Dialog die Ausrichtung der Zelle(n) manipulieren. Diese gleichen den Ausrichtungsmöglichkeiten von Excel:

Vorgabe: Es wird keine Änderung an der Ausrichtung der Zelle(n) vorgenommen.
Horizontale Ausrichtung:
- Standard: Die Ausrichtung richtet sich nach dem Standard des Datentyps: Text linksbündig, Zahlen rechtsbündig.
- Links (Einzug): Die Ausrichtung ist linksbündig mit rechtem Flattersatz.
- Zentriert: Die Ausrichtung ist zentriert.
- Rechts (Einzug): Die Ausrichtung ist rechtsbündig mit linkem Flattersatz.
- Ausfüllen: Abhängig von der Länge der Zelle(n), wird der Inhalt bis zum Ende der Zellenlänge wiederholt.
- Blocksatz: Die Ausrichtung wird so gestaltet, dass möglichst kein Flattersatz rechts und links entsteht. Leerzeichen werden ggfs. vergrößert.
- Über Auswahl zentrieren: Die Ausrichtung bemisst sich nach der Anzahl der markierten Zellen, wenn die Inhalte zusammengehörig sind, z.B. Text über mehrere Zeilen. Die Ausrichtung ist in diesem Fall zentriert
- Verteilt (Einzug): Der Inhalt einer Zelle wird über die gesamte Länge der Zelle verteilt.
Vertikale Ausrichtung: Diese Ausrichtung ist nur von Bedeutung, wenn die Höhe einer Zeile vergrößert wurde.
- Oben: Inhalte werden stets von oben nach unten ausgerichtet.
- Zentriert: Inhalte werden stets gleichmäßig von der Mitte der Zelle ausgerichtet.
- Unten: Inhalte werden stets von unten nach oben ausgerichtet.
- Blocksatz: Gleichmäßige Ausrichtung vom obersten Punkt der Zelle bis zum untersten Punkt der Zelle mit Zeilenumbruch. Je nach Höhe und Menge des Inhalts können zeilenweise (große) "Lücken" entstehen.
- Verteilt: Wie "Blocksatz" nur mit rechtem Flattersatz.

Im Datenfeld Inhaltstyp können Sie die Art des Inhalts festlegen:

Automatisch: Qualli.life erkennt automatisch den Inhaltstyp anhand des Eintrags im Datenfeld Inhalt.
Text: Hier können Sie Text oder Zahlenwerte eingeben, die sich nicht ändern und natürlich alle gewohnten Platzhalter (QUALLI→Einstellungen→Platzhalterliste und "Liste der Sonderplatzhalter").
Formel: Mit diesem Typ können Sie alle gängigen Formeln von Excel im Feld Inhalt eingeben, die auch Platzhalter enthalten können. Die eingegebenen Formeln im Vorlagenmanager werden auch in die Excel-Tabelle übernommen. Mehr dazu im Abschnitt "Formeln".
Formelergebnis: Dieser Typ gleicht dem Typ Formel mit dem Unterschied, dass die eingegebene Formel im Feld Inhalt nicht in die Excel-Tabelle übernommen wird, sondern das Ergebnis der Formel. Mehr dazu im Abschnitt "Formeln".
Kommentar: Dieser Typ gleicht der Kommentarfunktion von Excel. Für Anwesenheitslisten können Sie beispielsweise die Platzhalter #Aw.Liste.Bemerkungen und #Aw.Liste.InhaltAnhörung (Sachverhaltsaufklärung) nutzen ("Liste der Sonderplatzhalter").
Schriftfarbe: Gilt nur für Anwesenheitsschlüssel; die Schriftfarbe des konfigurierten Anwesenheitsschlüssels wird übernommen.
Hintergrundfarbe: Gilt nur für Anwesenheitsschlüssel: die Hintergrundfarbe des konfigurieren Anwesenheitsschlüssels wird übernommen.
Tn-Tabellenanfang: Markierung für den Anfang einer Tabelle, damit Qualli.life "weiß", wo eine Tn-Tabelle anfängt. Mehr dazu im Abschnitt "Listen definieren".
Tabellenunterbrechung: Wenn Tabellenzeilen nicht vollständig mit Tn-Daten gefüllt werden sollen, sondern Lücken beinhalten, können diese Lücken hiermit markiert werden. Mehr dazu im Abschnitt "Listen definieren".
Tabellenende: Markierung für das Ende einer Tabelle, damit Qualli.life "weiß", wo eine Tn-Tabelle endet. Beachten Sie: Wenn eine Tabelle unendlich weitergeführt werden kann, markieren Sie das Tabellenende am Ende des markierten Tabellenanfangs. Mehr dazu im Abschnitt "Listen definieren".
Nicht-unterstütztes Element: In einigen Excel-Dokumenten gibt es sog. Formularsteuerelemente und ActiveX-Steuerelemente, die unter den Entwicklertools zu finden sind.
Dazu gehören z.B. Schaltflächen, Kontrollkästchen, Optionsfelder etc. Bei vorgegebenen Dokumenten sind diese geschützt, sodass sie nicht geändert werden können. Wenn Sie eine Excel-Vorlage im Vorlagenmanager hinzufügen, erkennt Qualli.life automatisch diese Elemente und fügt sie als "Nicht-unterstütztes Element" ein. Diese werden durch eine rote Umrandung und weißer Füllung gekennzeichnet.
Einige Vorlagen, die solche Elemente beinhalten wurden bereits vorkonfiguriert, z.B. Vorlagen für DeuFöV und weitere Vorlagen des BAMF.
Diese müssen selbstverständlich auch mit Daten gefüllt werden; in diesem Fall mit den richtigen Platzhaltern, die die hinterlegten Daten an der richtigen Stelle einfügen. Folgende Steuerelemente werden unterstützt:
- Textfeld
- Kontrollkästchen
- Drehfeld
- Optionsfeld
- Ausnahme Kombinationsfeld: Bei Kombinationsfeldern unterscheiden sich die Inhalte stark von den anderen. Für den richtigen Inhalt, müssen Sie folgende nachfolgende Befehle verwenden:
  {EQUALS|CONTAINS|STARTS|ENDS|MATCH|DIST:[PARAM]}#Platzhalter oder
  {GLEICHT|ENTHÄLT|BEGINNT|ENDET|PASST|ÄHNELT:[PARAM]}#Platzhalter
  z.B.
  {CONTAINS}#Auftrag.Typ → Überprüft ob in der Werteliste ein Eintrag existiert, der mit dem Auftragstypen beginnt.
  {DIST}#Auftrag.Typ → Sucht den Eintrag aus der Werteliste heraus, der dem Auftragstypen am meisten ähnelt. Um die Ähnlichkeit zu verbessern, können Ausschlusswörter/-zeichen als Parameter eingegeben werden, z.B.
  {DIST:“Abschnitt“}#Auftrag.IngeDaten.Kursabschnitt → sucht den ähnlichsten Kursabschnitt aus der Werteliste heraus. Dabei wird das Wort „Abschnitt“ in der Werteliste und im Inhalt ignoriert. Mehrere Wörter/Zeichen müssen mit "|" getrennt werden. Bei {MATCH} darf kein Inhalt angegeben werden, sondern ein regulärer Ausdruck, z.B.
  {MATCH}[0-9]{1,2}* → Es wird ein Eintrag gesucht, der zu diesem Ausdruck passt.

Damit Sie die Änderungen sehen können, muss im Kopfbereich "Datenvorschau" die Schaltfläche "Datenvorschau (de-)aktivieren" aktiviert sein.

Wenn diese Schaltfläche aktiviert ist, können Sie Ihre Einträge prüfen, indem Sie auf "Vorschau aktualisieren" klicken. Die größte Stärke des Vorlagenmanagers ist jedoch das Befüllen von Listen und der Möglichkeit Formeln zu nutzen mithilfe der Platzhalter und des Personenfilters.

Listen definieren

Weil Listen unterschiedlich aussehen können und auch begrenzt sind aufgrund von Vorgaben, muss Qualli.life "wissen", wo sich der Listenbereich befindet. Dies geschieht mithilfe der Inhaltstypen.

Seit Qualli.life 16 können Sie Dateien mit mehreren Tabellen definieren, d.h. Sie können mehr als einen Inhaltstyp "Tabellenanfang" bzw. "Tabellenende" definieren. (siehe auch "Mehrere Listen definieren")

Tabellenanfang
Markiert die erste Zeile einer Tabelle, i.d.R. die mit "1" nummerierte Zeile. Dabei muss der definierte Zellbereich genau so viele Zeilen beinhalten, wie ein Tn in der Liste benötigt. I.d.R. ist dies genau eine Zeile. Es gibt auch mehrzeilige Tabellenanfänge; in diesem Fall müssen beide Zeilen als Tabellenanfang markiert werden.
Mit Tabellenanfang ist die erste Zeile gemeint, in der Daten eingegeben werden sollen. Dementsprechend gilt das auch für die letzte Zeile des Tabellenendes.
Tabellenende
Markiert die letzte Zeile einer Tabelle.
Falls unbegrenzte Einträge möglich sind, markieren Sie das Tabellenende innerhalb des Tabellenanfangs; die Markierung von Tabellenende und -anfang sind dann identisch.

Im obigen Beispiel endet die Liste bei zwanzig Einträgen, weshalb das Ende der Tabelle (AC33) der zwanzigsten Tn-Zeile entspricht . Innerhalb dieser Markierungen soll Qualli.life Daten eintragen. Da es sich um Tn handelt, die in einem Auftrag eingebucht sind, kann der Personenfilter genutzt werden.

In der Datenvorschau verwendet der Vorlagenmanager die im Personenfilter eingestellte Personenliste. Stellen Sie also den Personenfilter so ein, dass sie für Ihre Vorlage dienlich ist.

Die Sonderplatzhalter (#Aw, #Person etc., siehe auch "Liste der Sonderplatzhalter") werden nicht durch den Vorlagenmanager im Rahmen der Datenvorschau gefüllt. Diese Platzhalter bleiben leer.

Um personenbezogen Daten in die Tabelle einzutragen können Sie beispielsweise die Platzhalter #Tn, #SD oder #MA verwenden. Für das obige Beispiel werden Name, Vorname und Geburtsdatum der Tn benötigt. Diese werden mit den Platzhaltern "#Tn.NachnameVorname" und "#Tn.Geburtsdatum" repräsentiert. Die Liste der Platzhalter finden Sie unter

QUALLI→Einstellungen→Platzhalterliste

Füllen Sie ausschließlich die erste Zeile der Tabelle mit Platzhaltern. Dadurch, dass Sie die Markierungen gesetzt haben, "weiß" Qualli.life, dass dieser markierte Bereich mit den Platzhaltern gefüllt werden soll. Im Beispiel sähe das folgendermaßen aus:

Außerhalb der Tabelle können Sie beliebige Platzhalter verwenden (z.B. #Mandant Ein System auf einem Server, die Benutzer bedienen können, ohne dass sie gegenseitigen Einblick in Daten, Benutzerverwaltung o.Ä. haben. Der Mandant (engl. "tenant") ist die oberste Ordnungsinstanz in dem IT-System und stellt eine datentechnisch und organisatorisch abgeschlossene Einheit im System dar. Der Mandant strukturiert somit die Nutzung des Systems., #Auftrag).

Wenn Sie jetzt die Vorschau aktualisieren, befüllt Qualli.life die Tabelle mit den Daten aus dem Personenfilter.

Alle Daten, die in Listen eingetragen werden sollen, müssen auch im Bereich "Inhalte" zwischen Tabellenbeginn und Tabellenende liegen.

Mehrere Listen definieren

Weil einige vorgegebene Formulare ungewöhnliche Formatierungen aufwiesen, wurde es notwendig mehrere Listen auch definieren zu können, damit Qualli.life erkennt, welche Bereiche ausgefüllt werden müssen.

Die Definition mehrerer Listen kann auch über mehrere Tabellenblätter erfolgen. Es ist jedoch empfehlenswert die Inhalte durch einen Zusatz, z.B. "#TnTabelle.Beginn.T1" für Tabellenblatt 1 und "#TnTabelle.Beginn.T2" für Tabellenblatt 2, zu kennzeichnen. Die Bezeichnung des Zusatzes können Sie selbst bestimmen; sie sollte in jedem Tabellenblatt jedoch eindeutig sein:

Bestes Beispiel hierfür ist die "Anwesenheitsliste - Berufssprachkurse" des BAMF, die einige Besonderheiten aufweist:

Dieses Formular müssen Sie nicht mehr definieren und steht bei einem IntK Integrationskurs unter dem Programmbereich AUFTRAG→Formulare zur Verfügung. Dieser wird nur als Beispiel herangezogen.

Zwei unterschiedliche Listenbereiche: Eine Liste mit absolutem Zellbezug (Tn-Liste) und eine Liste mit relativem Zellbezug (Anwesenheit der Tn)
Mehrere Tabellenblätter: Die Excel-Vorlage ist so konzipiert, dass die Anwesenheitsliste fortlaufend geführt werden muss, d.h. die aufgelisteten Tn bleiben in den nachfolgenden Tabellenblättern dieselben (absoluter Zellbezug), während sich die Anwesenheiten pro Kursmonat ändern (relativer Zellbezug).

Diese Umstände machten es notwendig zwei Tabellendefinitionen zu ermöglichen.

Listenbereich mit absolutem Zellbezug: Hier handelt es sich um die Tn-Liste. Lt. Vorlage sollen die Tn in die darauffolgenden Kursmonate übernommen werden. Qualli.life nimmt dabei alle aktiven Tn aus der Tn-Liste des Auftrags. Der Inhalt wird dabei wie folgt definiert:
- Tabellenanfang und -ende: Wie beim Definieren einer Tabelle auch, muss auch hier der Bereich mit Tabellenanfang bzw. -ende gekennzeichnet werden, der bei Benutzung auch mit Inhalt gefüllt werden muss. Um einen absoluten Zellbezug einzustellen, müssen Sie den Haken bei "In aktiver Tabelle" entfernen und als Inhalt "#TnTabelle.Beginn.T1" eingeben. Der Zusatz "T1" kann bezüglich eines Tabellenblatts beliebig gewählt werden. Daraufhin erhält der Zellbezug den Zusatz '1. Kursmonat'!; dies kennzeichnet den absoluten Zellbezug und besagt, dass dieser nur für das Tabellenblatt "1. Kursmonat" gilt.
- Zellbezug: Markieren Sie zuerst die Zelle, in der ein bestimmter Inhalt eingefügt werden soll; z.B. B13 für das BAMF-Az. Um einen absoluten Zellbezug einzustellen, entfernen Sie anschließend den Haken bei "In aktiver Tabelle". Daraufhin erhält der Zellbezug den Zusatz '1. Kursmonat'!; dies kennzeichnet den absoluten Zellbezug und besagt, dass dieser nur für das Tabellenblatt "1. Kursmonat" gilt.
Listenbereich mit relativem Zellbezug: Hier handelt es sich um die Anwesenheiten der Tn, die für jeden Kursmonat einzutragen sind. Damit für jeden Kursmonat bzw. jedes Tabellenblatt die Anwesenheit eingetragen werden kann, muss ein relativer Zellbezug konfiguriert werden:
Das Prinzip ist das gleiche wie beim Definieren des absoluten Zellbezugs. In diesem Fall jedoch müssen Sie den Haken bei "In aktiver Tabelle" setzen, um den relativen Zellbezug einzustellen.

Damit haben Sie zwei Listen definiert, die unterschiedliche Zellbezüge haben. Wie anfangs bereits beschrieben, können Sie dieses Prinzip auch auf andere Tabellenblätter anwenden. Dabei ist jedoch ein Zusatz (z.B. "T1" für Tabellenblatt 1) im Inhalt empfehlenswert.

Formeln

Mit dem Inhaltstyp Formel oder Formelergebnis sind Excel-Formeln möglich. Viele Vorlagen Ihrer Arbeitgeber enthalten bereits Formeln, jedoch haben Sie dank der Unterscheidung dieser Inhaltstypen die Möglichkeit eigene Formeln im Vorlagenmanager zu erstellen und in die Excel-Vorlage zu übertragen. Mit der Schaltfläche "Funktionsleiste ein-/ausblenden" in der Menüliste Liste oder Leiste einer grafischen Benutzeroberfläche, die Schlüsselbegriff oder -symbole beinhalten. Werden diese ausgewählt und ausgeführt, werden meist Funktionen, weitere Dialogfenster mit Untermenüs, Programme oder Module gestartet. Desktopbasierte Anwendungen für PC verwenden meist Leisten mit Schlüsselbegriffen, wohingegen mobile Geräte Schlüsselsymbole verwenden (z.B. das Hamburger-Menü-Icon). Symbole werden jedoch zunehmend auch in desktopbasierten Anwendungen für PC verwendet. des Bereichs Datenvorschau, können Sie den Zellinhalt (Formel bzw. Formelergebnis) sehen.

Für Formeln gilt folgende Einschränkung: Wenn Ihre Formel Platzhalter beinhaltet, darf sie keine Zellbezüge nutzen. Und umgekehrt, wenn Ihre Formel Zellbezüge verwenden muss, darf sie keine Platzhalter nutzen.

Möglich ist also z.B.:

= WENN("#Tn.Geschlecht("m", "w")" = "w"; 10; 20)

(Platzhalter vorhanden, aber Zellbezüge nicht)

und möglich ist auch:

= WENN(A20 = "w"; 10; 20)

(Zellbezüge vorhanden, aber Platzhalter nicht)

jedoch das muss vermieden werden:

= WENN("#Tn.Geschlecht("m", "w")" = A20; 10; 20)

(Zellbezüge und Platzhalter vorhanden)

Formel und Formelergebnis unterscheiden sich folgendermaßen:

Im Vorlagenmanager eingegebene Formeln werden in die Vorlage eingetragen und bleiben darin bestehen.
Sie können eigene Formeln entwickeln, in der alle Qualli.life-Platzhalter möglich sind.
Eignet sich am besten für logische Formeln, die Sie in die Vorlage übertragen möchten (z.B. Summen)

Die Formel wird zuerst aufgelöst und das Ergebnis ist ein fester Wert, der anschließend in die Vorlage eingetragen wird.
Selbst entwickelte Formeln bleiben im Vorlagenmanager, werden aber nicht in die Vorlage übertragen (z.B. Wenn-Dann-Formeln)

Anwesenheitsschlüssel zuweisen

Um die Vorlage mit Anwesenheitsschlüssel zu befüllen, markieren Sie den Bereich der Anwesenheitsschlüssel und klicken Sie auf das PLUS-Symbol. Die Datenfelder zum Definieren des Zellinhalts öffnet sich. Tragen Sie unter Inhalt den Platzhalter "#Aw.Liste.SchlüsselPrimär" ein.

Dadurch werden bei Benutzung der Vorlage die konfigurierten Anwesenheitsschlüssel des Auftrags eingetragen.

Zusätzlich können Sie die Farben der Schlüssel übernehmen, indem Sie einen neuen Inhalt hinzufügen mit gleichem Zellbezug wie die Anwesenheitsschlüssel. Wählen Sie unter Inhaltstyp "Schriftfarbe" aus. Tragen Sie unter Inhalt den Platzhalter "#Aw.Liste.SchlüsselPrimärVordergrundfarbe".

Für die Hintergrundfarbe gibt es den Platzhalter "#Aw.Liste.SchlüsselPrimärHintergrundfarbe". Hierfür müssen Sie wieder einen neuen Inhalt hinzufügen mit dem gleichen Zellbezug wie die Anwesenheit. Wählen Sie unter Inhaltstyp "Hintergrundfarbe" aus. Tragen Sie unter Inhalt den Platzhalter für die Hintergrundfarbe aus.

Das Ergebnis sähe dann z.B. folgendermaßen aus:

In Qualli.life stehen Ihnen für die Anwesenheitsliste diverse Anwesenheitsschlüssel zur Verfügung, jedoch geben einige Auftraggeber wie Jobcenter oder das BAMF eigene Schlüssel in den Vorlagen vor. Damit Sie diesen Anforderungen gerecht werden können ohne die in Qualli.life konfigurieren Schlüssel zu ändern, besteht im Vorlagenmanager die Möglichkeit, die Anwesenheitsschlüssel von Qualli.life den Vorgaben zuzuordnen. Somit wird praktisch der Qualli.life-Schlüssel in der Anwesenheitsliste für die Nutzung in der vorgegebenen Excel-Vorlage "übersetzt".

Folgende Anwesenheitsschlüssel sind standardmäßig in Qualli.life hinterlegt (siehe auch "Anwesenheitsschlüssel"):

Diese benötigen Sie, um ein Äquivalent zuordnen zu können.

Wenn Sie selbst erstellte Anwesenheitsschlüssel nutzen, müssen Sie diese angeben. Für die Zuordnung im Vorlagenmanager ist das verwendete Zeichen wichtig. Achten Sie deshalb auch auf die Groß- und Kleinschreibung.

In Vorlagen sind die Schlüssel bereits vorgegeben, z.B.:

Um die Anwesenheitsschlüssel zuzuordnen, klicken Sie im Bereich "Vorlage" auf die Menüliste und wählen Sie "Anwesenheitsschlüssel zuweisen..."

Das Fenster "Anwesenheitsschlüssel zuweisen" öffnet sich. Mit einem Doppelklick auf die erste Zeile, können Sie die Zuweisung einstellen.

Tragen Sie unter Original-Symbol den Qualli.life-Anwesenheitsschlüssel ein und unter Export-Symbol den in der Vorlage zu verwendenden Anwesenheitsschlüssel.

Das Originalsymbol darf maximal 2 Zeichen enthalten und nur einmal enthalten sein. Bei leeren Anwesenheitsschlüsseln, lassen Sie das Feld einfach frei.

Wenn Sie eine Zuweisung bearbeiten oder löschen möchten, rechtsklicken Sie auf die gewünschte Zuweisung und wählen Sie "Zuweisung bearbeiten" oder "Zuweisung löschen".

Wenn Sie die Zuweisung der Anwesenheitsschlüssel durchgeführt haben, sähe das Ergebnis z.B. so aus:

Vorlagen importieren/exportieren

Seit Qualli.life 16 können Sie Vorlagen importieren/exportieren. Dies ermöglicht es Ihnen die definierten Vorlagen auf andere Mandanten zu verteilen; alle Einstellungen bleiben dabei erhalten. Falls Ihre Einrichtung also mit mehreren Mandanten arbeitet, können Vorlagen an einer zentralen Stelle konfiguriert sowie definiert und anschließend an alle anderen Stellen zur Verwendung verteilt werden.

Um die Verteilung zu ermöglichen, muss eine Vorlage zunächst exportiert werden.

Nach dem Exportvorgang, können andere Benutzer die Vorlage in den Vorlagenmanager importieren.

Liste der Sonderplatzhalter

Die nachfolgenden Sonderplatzhalter wurden ausschließlich für den Vorlagenmanager entworfen und werden je nach ausgewählten Einsatzszenario angezeigt.

Einsatzszenario: Anwesenheitsliste

Folgende Platzhalter sind für Anwesenheitslisten aktuell einsetzbar:

Anwesenheitsliste, allgemein: Diese sind überall einsetzbar

#Aw.MonatZahl (3)
#Aw.Jahr (2019);
#Aw.MonatJahr (März 2019)
#Aw.Monat (01.03.2019 - immer der 1. des Monats)
#Aw.MonatJahrKurz (3/2019)
#Aw.Start (01.03.2019)
#Aw.Ende (31.03.2019)

Kopfzeile der Tabelle: Diese müssen außerhalb der Tabelle und in einen Zellbereich, mit nur einer Zeile umfassend, sein. Es sind aber mehrere Kopfzeilen möglich.

#Aw.Kopf.Tag (05.01.2019)
#Aw.Kopf.TagZahl (5)
#Aw.Kopf.TagMonat (05.01.)
#Aw.Kopf.WochentagKurz (Sa)
#Aw.Kopf.Wochentag (Samstag)
#Aw.Kopf.StundenTäglich (6)
#Aw.Kopf.StundenTäglich (Anzahl an Unterrichtsstunden; 5)
#Aw.Kopf.UnterrichtBeginn (Beginn des Unterrichts; 08:00)
#Aw.Kopf.UnterrichtEnde (Ende des Unterrichts; 16:00)
#Aw.Kopf.PauseBeginn (Beginn der Pause; 12:00)
#Aw.Kopf.PauseEnde (Ende der Pause; 13:00)

Tn-Zeile in der Tabelle: Die erste Tn-Zeile wird durch die Funktion Tabellenanfang definiert und kann auch mehrere Zeilen umfassen.

#Aw.Liste.Tag (05.01.2019)
#Aw.Liste.SchlüsselPrimär (A)
#Aw.Liste.SchlüsselSekundär (E)
#Aw.Liste.SchlüsselPrimärVordergrundfarbe
#Aw.Liste.SchlüsselPrimärHintergrundfarbe
#Aw.Liste.SchlüsselSekundärVordergrundfarbe
#Aw.Liste.SchlüsselSekundärHintergrundfarbe
#Aw.Liste.AwStundenMinuten (05:30)
#Aw.Liste.FehlStundenMinuten (00:30)
#Aw.Liste.AwMinuten (120)
#Aw.Liste.AwStunden (2)
#Aw.Liste.FehlMinuten (30)
#Aw.Liste.FehlStunden (0,5)
#Aw.Liste.PlanAwMinuten (300)
#Aw.Liste.PlanAwStunden (5)
#Aw.Liste.PlanAwStundenMinuten (05:00)
#Aw.Liste.Bemerkungen (Text im Textfeld "Bemerkungen")
#Aw.Liste.InhaltAnhörung (Text im Textfeld "Sachverhaltsaufklärung")
#Aw.Liste.Bezeichnung (Mustermann, Max = linke Spalte in der Anwesenheitsliste)
#Aw.Liste.Name (Mustermann, Max = linke Spalte in der Anwesenheitsliste)

Beim Export aus der Anwesenheitsliste stehen zusätzlich folgende Platzhalter zur Verfügung:

#Aw.Liste.Geburtsdatum
#Aw.Liste.FörderzeitraumBeginn
#Aw.Liste.FörderzeitraumEnde
#Aw.Liste.Förderzeitraum
#Aw.Liste.Teilnahmestatus
#Aw.Liste.Teilnahmezeitraum
#Aw.Liste.Einstieg
#Aw.Liste.Ausstieg

Platzhalter zum Auslesen der Statistikspalten. Der Ausdruck in Klammern ist die Statistiksumme, die jedem Anwesenheitsschlüssel zugewiesen wurde (siehe auch "Anwesenheitsschlüssel"):

#Aw.Liste.Summe(A).Tage → Gibt die Summe der Tage mit der Ausprägung "A" eines Auswertungszeitraum aus, z.B. eines Monats.
#Aw.Liste.Summe(A).TageKum → kumulierte Summe der Tage mit der Ausprägung "A" des gesamten Teilnahmezeitraums bzw. die bis dato erfassten Tage.
#Aw.Liste.Summe(A).AwStunden → Summe der Stunden mit der Ausprägung "A" eines Auswertungszeitraums.
#Aw.Liste.Summe(A).AwStundenKum → kumulierte Summe der Tage mit der Ausprägung "A" des gesamten Teilnahmezeitraums bzw. die bis dato erfassten Stunden.
#Aw.Liste.Summe(F).FehlStunden → Summe der Stunden mit der Ausprägung "F" eines Auswertungszeitraums.
#Aw.Liste.Summe(F).FehlStundenKum → kumulierte Summe der Stunden mit der Ausprägung "F" des gesamten Teilnahmezeitraums bzw. die bis dato erfassten Stunden.
#Aw.Liste.Summe(A).PlanTage → Summe der Tage mit der Ausprägung "A" eines Auswertungszeitraums im Planungsmodus.
#Aw.Liste.Summe(A).PlanTageKum → kumulierte Summe der Tage mit der Ausprägung "A" des gesamten Teilnahmezeitraums bzw. die bis dato erfassten Tage im Planungsmodus.
#Aw.Liste.Summe(A).PlanStunden → Summe der Stunden mit der Ausprägung "A" eines Auswertungszeitraums im Planungsmodus.
#Aw.Liste.Summe(A).PlanStundenKum → kumulierte Summe der Stunden mit der Ausprägung "A" des gesamten Teilnahmezeitraums bzw. die bis dato erfassten Stunden im Planungsmodus.

Einsatzszenario: Teilnehmerliste (Auftrag)

Beim Füllen von Excel-Vorlagen aus den Programmbereichen

AUFTRAG→Teilnehmerliste

und

ORGANISATION→Adressen→Teilnehmer

können folgende zusätzliche Platzhalter innerhalb der Tn-Tabelle verwendet werden:

#Personen.Liste.TnID
#Personen.Liste.TnvID
#Personen.Liste.Anrede
#Personen.Liste.Nachname
#Personen.Liste.Vorname
#Personen.Liste.Straße
#Personen.Liste.Ort
#Personen.Liste.Plz
#Personen.Liste.Geschlecht
#Personen.Liste.Geburtsdatum
#Personen.Liste.Status
#Personen.Liste.Zeitraum
#Personen.Liste.ZeitraumVon
#Personen.Liste.ZeitraumBis
#Personen.Liste.BAKundenNr
#Personen.Liste.AbhAz
#Personen.Liste.Aktenzeichen
#Personen.Liste.BamfAz
#Personen.Liste.BamfAzEV5
#Personen.Liste.BamfAzWV
#Personen.Liste.BvaAz
#Personen.Liste.DebitorNr
#Personen.Liste.KreditorNr
#Personen.Liste.KundenNr
#Personen.Liste.Personalnummer
#Personen.Liste.TgsAz
#Personen.Liste.Auftrag
#Personen.Liste.AktuellerAbschnitt
#Personen.Liste.Kostenträger