Buchungsarten

In Qualli.life gibt es unterschiedliche Arten TnGeschlossen Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme. in Aufträge, Maßnahmen und Kurse einzubuchen. Diese haben nämlich unterschiedliche Konsequenzen auf andere Programmbereiche, insbesondere auf die Dokumentationsbereiche. Deshalb werden zusätzlich die Buchungsmöglichkeiten in Qualli.life erläutert, die eine konsistente Verwaltung des Teilnahmeverlaufs eines Tn ermöglicht. Jede Buchungsart wird über den Teilnahmeassistenten initiiert.

Beachten Sie dabei folgende Grundsätze:

  • Grundsätzlich müssen Tn und Aufträge einmalig angelegt werden. Je nach Arbeitssituation der Bildungseinrichtung kann es jedoch variieren.
  • Jede Buchungsart setzt Tn in einen anderen Status.
  • Je nach Status, ist der Dokumentationsbereich verfügbar oder nicht.
  • Teilnahmezeiträume können bei jedem aktiven Tn jederzeit angepasst werden.
  • Tn können in mehrere Aufträge eingebucht werden.

Folgende Buchungsarten können Sie durchführen:

Wenn ein Tn neu angelegt wurde können Sie nur diese Buchungsart auswählen. Während des Einbuchungsprozesses kann der Tn auf "wartet" oder "aktiv" gesetzt werden. Den Teilnahmeassistenten können Sie über den Personeninfobereich aufrufen.

Sobald ein Tn in einen Auftrag eingebucht worden ist, kann er in einen neuen/anderen Auftrag eingebucht werden, unabhängig des Status. Dieselbe Buchungsart steht wieder im Teilnahmeassistenten zur Verfügung.

  • In beiden Fällen beginnt die Dokumentation von vorne
  • Sollte der Tn in zwei Aufträgen gleichzeitig aktiv sein, existieren zwei separate Dokumentationen.
  • Ist ein Tn im Status "aktiv" gesetzt worden, kann dieser nicht zurück auf "wartet" gesetzt werden.
  • siehe auch "Situation: Tn in keinem Auftrag eingebucht"

Diese Buchungsart steht nur dann zur Verfügung, wenn ein Auftrag in Abschnitte unterteilt ist (Module, Stufen, Maßnahmeabschnitte etc.). I.d.R. folgen lückenlose Abschnittswechsel und der Tn bleibt in der Maßnahme aktiv (siehe auch "Teilnahmeverlauf").

  • Kurzfristige Unterbrechungen: Sollten kurze Unterbrechungen oder Pausen zwischen den Abschnitten existieren, können Sie im Teilnahmeverlauf individuelle Unterbrechungen als Abschnitt einfügen.

    Während des Unterbrechungs-Abschnitts ist die Teilnahme weiterhin aktiv und Dokumentationen sind nach wie vor möglich.

  • Langfristige Unterbrechungen: Bei längeren Unterbrechungen, auch auf unbestimmte Zeit (z.B. Elternzeit, Ausgangssperren etc.), können Sie den Status auf "inaktiv" setzen. Bei inaktiven Tn ist der Dokumentationsbereich allerdings stark eingeschränkt abrufbar.

    Beim Inaktivieren von Tn können Sie zwar einen bestimmten Zeitraum angeben, der Tn wird jedoch nach Ablauf des Zeitraums nicht automatisch reaktiviert. Diesen müssen Sie manuell reaktivieren.

Bei dieser Buchungsart können Sie im Assistenten differenzierte Buchungsarten auswählen, die drei verschiedene Status setzen (siehe auch "Situation: Tn ist in der aktuellen Maßnahme "Aktiv""):

  • Beendigung der Maßnahme: Diese Art beendet die Teilnahme und somit die Dokumentation; der Bereich QUALIFIZIERUNG ist nur stark eingeschränkt aufrufbar. I.d.R. muss nach Beendigung einer Teilnahme der Grund und ggfs. der Verbleib des Tn erfasst werden.
  • Abbruch der Maßnahme: Diese Art beendet ebenfalls die Teilnahme und Dokumentation. Auch hier muss i.d.R. ein Grund für den Abbruch sowie der Verbleib erfasst werden.

    Die beiden Beendigungsarten unterscheiden sich dahingehend, dass eine "Beendigung" den regulären und ein "Abbruch" einen irregulären Abschluss der Maßnahme bedeutet. Dies hat statistische Hintergründe und basiert auf dem EMAWGeschlossen Elektronische Maßnahmeabwicklung (Verfahren, das die Art und Weise der Datenübertragung zwischen der Bundesagentur für Arbeit und dem Bildungsträger beschreibt) Aussprache: emaw-Prozess der BAGeschlossen Bundesagentur für Arbeit. Deshalb muss in beiden Fällen die Beendigung begründet werden.

  • Aussetzung der Maßnahme: Diese Art setzt die Teilnahme "inaktiv"; der Bereich QUALIFIZIERUNG ist zwar stark eingeschränkt aufrufbar, beendet jedoch nicht die Dokumentation. Diese wird nach einer Reaktivierung der Teilnahme wiederaufgenommen. Bei einer Aussetzung der Maßnahme, wird ein Unterbrechungs-Abschnitt dem Teilnahmeverlauf hinzugefügt (siehe auch "Situation: Tn ist im Status "Inaktiv"").
  • Tn setzt die aktuelle Teilnahme fort: Wenn die Teilnahme beendet oder ausgesetzt wurde, ist diese Buchungsart verfügbar. Sie funktioniert wie die Aussetzung der Maßnahme und fügt einen Unterbrechungsabschnitt im Teilnahmeverlauf ein, sodass die Dokumentation fortgeführt werden kann.

Bei dieser Art wechselt der Tn in einen anderen Auftrag gleichen Auftragstyps. Die Dokumentation des vorherigen Auftrags wird in den neuen Auftrag kopiert und kann somit nahtlos fortgeführt werden (siehe auch "Situation: Tn ist in der aktuellen Maßnahme "Aktiv"").

  • Beim Umbuchen wird die vorangegangene Maßnahme beendet.
  • Die Dokumentationsdaten sind in beiden Maßnahmen verfügbar.

Am Ende des Teilnahmeassistenten können Sie entscheiden, ob Sie das Umbuchen schnell oder normal durchführen möchten:

  • Tn jetzt umbuchen: Diese Option öffnet ein weiteres Fenster, in der Sie den Beendigungs- und Verbleibsgrund eingeben können.
  • Tn schnell umbuchen: Diese Option überspringt die Eingabe des Beendigungs- und Verbleibsgrundes und kann jederzeit im Programmbereich QUALIFIZIERUNG→Ergebnisse nachgetragen werden.