Lautet die Antwort "Ja, die elektronische Maßnahmeabwicklung wird eingesetzt", unterliegen alle Tn Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme. einem festgelegten Prozessablauf, der durch die BA und ihrem IT-Verfahren "coSach Operatives IT-Verfahren bei der Bundesagentur für Arbeit." vorgegeben ist.

Bei den o.g. Beispielmaßnahmen handelt es sich in coSach um 3 verschiedene Maßnahmen. Die Tn werden in die erste Maßnahme eingebucht und nach deren Ablauf in die nächsten Maßnahmen umgebucht. Verfahrenstechnisch handelt es sich hier um Austritte und neue Maßnahmeanmeldungen. Das reine Umbuchen in eine andere Maßnahme wird von eMaw nicht unterstützt.

In jedem Optionsjahr werden also die Tn neu eingebucht und sind damit "neue" Tn.

Es hat sich als sehr sinnvoll erweisen, die Verwaltungsstruktur der BA auch in Qualli.life abzubilden. Aus diesem Grund werden auch in Qualli.life 3 Maßnahmen angelegt, wie z.B.:

1. abH ausbildungsbegleitende Hilfen (Verfahrenszweig 01). Nicht zu verwechseln mit "ABH"="Ausländerbehörde" 2017
2. abH 2018 (1. Option)
3. abH 2019 (2. Option)

Denkbar und möglich ist es auch, den Vorgang in einer einzigen Maßnahme abzubilden. Jedoch fehlen Ihnen dann die Informationen über die Optionen, die korrekten Zeiträume und die Möglichkeit, andere Änderungen, die sich evtl. von einem Jahr zum anderen ergeben haben, korrekt abzubilden.

Sollten Sie sich dennoch entscheiden nur eine einzige Maßnahme anzulegen, müssen die Maßnahmenummern der Optionsmaßnahmen zusätzlich in der Auftragskonfiguration hinterlegt werden.

Am Ende des ersten Maßnahmejahres müssen Sie nun für alle Tn eine Nachricht vom Typ "Austritt" an die BA übermitteln. Starten Sie also den Maßnahmeassistenten bei dem Tn:

Bei Tn, die in das Optionsjahr übergehen, wählen Sie "Teilnehmer beendet die aktuelle Maßnahme oder setzt diese aus".

Wählen Sie die Option "Beendigung der Maßnahme".

Geben Sie in Beendigungsgrund "Regulär" an und in Verbleibsgrund "erneute Teilnahme/ Wechsel in andere Maßnahme - ..." an (entweder den Zusatz "Maßnahmen nach SGB III" oder "sonstige andere Maßnahmen"). Die weiteren Felder im Maßnahmeergebnis sind hier nicht von Bedeutung und können frei gelassen werden.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Abschließende EMAW-Nachrichten an die BA übermitteln". Nach Fertigstellung des Assistenten wird eine Nachricht vom Typ "Austritt ..." (die Punkte stehen für die Maßnahmeart) für die BA erstellt, die folgendermaßen aussieht:

Anschließend müssen Sie noch die Anwesenheiten und die Abschluss-LuV Leistungs- und Verhaltensbeurteilung erstellen (Bemerkung zu Abschluss-LuV:Wenn der Tn aus organisatorischen Gründen die Maßnahme wechselt, wird in vielen Fällen eine Abschluss-LuV nicht als nützlich oder sinnvoll angesehen. Sprechen Sie die Notwendigkeit einer solchen LuV mit der Beratungsfachkraft ab. Oftmals kann diese dann weggelassen werden.).

Die Beratungsfachkraft wird dann den Tn in die "neue" Maßnahme, also in die Optionsmaßnahme, einbuchen. Damit erhalten Sie für diesen Tn eine weitere Nachricht vom Typ "Anmeldung ...". Beim Verarbeiten dieser Nachricht erkennt Qualli.life diesen Tn, weil die BA-Kundennummer und der Name im Datenbestand zu finden sind. Der Assistent bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten zum Umgang mit dieser erneuten Anmeldung. Diese sind notwendig, weil Qualli.life insbesondere zur Umgehung von Eingabefehlern auf beiden Seiten sehr flexibel sein muss.

Im Maßnahme- oder Mandantenpostfach erhalten Sie die neue Anmeldung:

Je nachdem, ob Sie die neue Maßnahmenummer bereits der Optionsmaßnahme hinterlegt haben, kann das auch anders aussehen. In diesem Beispiel wurde die Maßnahme bereits angelegt, aber die Maßnahmenummer noch nicht zugewiesen. Dies kann durch einen Klick auf "Maßnahme zuweisen" geschehen.

Es erscheint eine Auswahl der Maßnahmen:

Wählen Sie die angelegte Maßnahme und bestätigen Sie den Dialog. Danach wird die Nachricht im Mandantenpostfach aktualisiert:

Sie können den Tn nun verarbeiten. Es erscheint der Assistent für die Tn-Zuweisung:

Im Normalfall wird der bereits vorhandene Tn mit sehr hoher oder 100-prozentiger Wahrscheinlichkeit ermittelt. Klicken Sie diesen an, wird im nächsten Fenster die Maßnahme analysiert:

Im Normalfall findet der Assistent die korrekte Vorgehensweise: Einbuchen des Tn in die neue Maßnahme und fortführen der Dokumentation.

Dokumentationstechnisch sind zwei Varianten möglich:

1. Die Dokumentationsdaten von Jahr-zu-Jahr beibehalten, d.h. die Vormaßnahmen werden in der Dokumentationshistorie beibehalten.
2. Die Dokumentation in jedem Maßnahmejahr neu anfangen, d.h. Vormaßnahmen werden nicht in die Dokumentationshistorie aufgenommen.

In den meisten Fällen ist wohl die Variante 1. zweckmäßig. Im Auswahlfeld "Dokumentation fortführen" muss daher die Vorgängermaßnahme ausgewählt sein.

Bevorzugen Sie allerdings den Beginn einer neuen Dokumentation, entfernen Sie den Eintrag:

Im Nachhinein kann das Fortsetzen oder Nichtfortsetzen der Dokumentation auch noch korrigiert werden. Im Maßnahmeassistenten gibt es dazu die Auswahl "Aktuelle Maßnahme korrigieren".

Nach dem Einbuchen des Tn sieht sein Teilnahmeverlauf in etwa so aus:

Nun ist eine Eintrittsmeldung und eine Start-LuV (Bemerkung zu Start-LuV:Wenn der Tn aus organisatorischen Gründen die Maßnahme wechselt, wird in vielen Fällen eine Start-LuV nicht als nützlich oder sinnvoll angesehen. Sprechen Sie die Notwendigkeit einer solchen LuV mit der Beratungsfachkraft ab. Oftmals kann diese dann weggelassen werden.).

Genauso wird im 2. Optionsjahr verfahren.

Auch ohne elektronische Maßnahmeabwicklung, ist das Prinzip dasselbe wie unter "Optionsmaßnahmen mit EMAW" beschrieben. Auch hier sollten die Optionen als eigene Maßnahmen geführt werden.

Das Umbuchen der Tn kann jedoch schneller erfolgen, da keine Aus- und Eintrittsmeldungen erforderlich sind. Öffnen Sie bei einem Tn, den Sie in die Optionsmaßnahme einbuchen möchten, den Maßnahmeassistenten:

Wählen Sie hier die Option "Teilnehmer in eine andere Maßnahme umbuchen".

Wählen im Folgenden Fenster die neue Optionsmaßnahme aus und geben Sie die neuen Zeiträume an. Wählen Sie anschließend die Option "Teilnehmer schnell umbuchen" (hier wird die Erfassung des Maßnahmeergebnisses übersprungen).

Die Dokumentation wird beim Umbuchen fortgesetzt. Sie haben also weiterhin Zugriff auf frühere Dokumentationseinträge. Wenn Sie die Dokumentation nicht fortsetzen möchten, müssen Sie - wie oben beschrieben - den Tn aus der alten Maßnahme austreten lassen und dann den Punkt "Teilnehmer in eine neue Maßnahme einbuchen" auswählen. Alternativ kann das Fortführen der Dokumentation nach dem Umbuchen auch über die "Aktuelle Maßnahme korrigieren"-Funktion abgeschaltet werden.