1. Die Status der Tn Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme.-Abrechnungen einer AGH-Monatsabrechnung wurden von der BA Bundesagentur für Arbeit akzeptiert bzw. die Auszahlungsbestätigung wurde übermittelt (siehe auch "AGH-Monatsabrechnung"). Die AGH-Abrechnung der einzelnen Tn muss also abgeschlossen sein (die grün markierten Auszahlungsbeträge in der AGH-Monatsabrechnung sind befüllt).

   Nur akzeptierte Abrechnungen oder solche mit Auszahlungsbestätigung können an die Rechnungsschreibung übergeben werden.

2. Das Produkt für die AGH-Maßnahme ist hinterlegt (siehe auch "Produkte und Produktgruppen" und "AGH-Abrechnungsdaten"). Aus dem hinterlegten Produkt erkennt Qualli.life die Maßnahme und somit die AGH-Monatsabrechnung sowie die Auszahlungsbeträge.
3. Ein Kontenplan für das aktuelle Wirtschaftsjahr ist angelegt, ggfs. Kostenstellen (siehe auch "Konten und Kostenstellen").

   Der Kontenplan ist die Grundlage für alle Buchungen. Erkundigen Sie sich bei Ihrer Buchhaltung, welcher Kontenplan genutzt wird. In Qualli.life sind einige Standardkontenrahmen bereits implementiert.

4. Rechnungs- und Gutschriftvorlagen sind erstellt und wurden im Auftrag hinterlegt (siehe auch "Belegvorlagen" und "AGH-Abrechnungsdaten").

   Aus diesen Vorlagen generiert Qualli.life die Sammelrechnungen und Einzelgutschriften.

   Die Debitorennummer des Kostenträgers ist in den Kontakten hinterlegt.

   Bei AGH-Maßnahmen, die über EMAW Elektronische Maßnahmeabwicklung (Verfahren, das die Art und Weise der Datenübertragung zwischen der Bundesagentur für Arbeit und dem Bildungsträger beschreibt) Aussprache: emaw abgewickelt werden, ist als Debitor stets die BA angegeben. Hinterlegen Sie die Debitorennummer der BA im Adressbuch (siehe auch "Adressbücher verwalten" unter "Kostenträger/Bedarfsträger"). Erkundigen Sie sich bei Ihrer Buchführung über die Debitorennummer der BA.

5. Kreditorennummer für jeden Tn hinterlegen (siehe auch "Referenznummern ").

   Dies ist jedoch nur notwendig, wenn die Buchhaltung mit einzelnen Kreditorennummern verfährt. Verfahren Sie nicht mit einzelnen Kreditorenkonten, muss beim auch Tn keines hinterlegt werden; standardmäßig wird dann das Sammelkonto für Kreditoren verwendet. Erkundigen Sie sich bei Ihrer Buchhaltung, ob Sie mit einzelnen Kreditorennummern buchen oder ein Sammelkonto verwendet wird.

6. Die DATEV-Mandantennummer/HS-Firmennummer ist in den Mandanteneinstellungen hinterlegt (siehe auch "Finanzen und DATEV/HS-Schnittstelle").

   Diese Nummern sind wichtig für das Exportformat.

AUFTRAG→Monatsabrechnungen (AGH)

Um eine Rechnung generieren zu können, öffnen Sie eine AGH-Monatsabrechnung und wählen Sie die Tn aus, für die Sie eine Rechnung/Gutschrift generieren möchten.

Beachten Sie den Status der Tn-Abrechnung. Es können nur Rechnungen bei Tn generiert werden, dessen Abrechnungen akzeptiert wurden.
Überprüfen Sie auch nochmal die Auszahlungsbeträge; diese müssen Beträge beinhalten.

Starten Sie die

Aktion: Übergabe an Rechnungsschreibung

Es erscheint ein Hinweistext. Lesen Sie sich diesen aufmerksam durch und bestätigen Sie mit "Ja" oder brechen Sie ab mit "Nein".

Die Übergabe in den Programmbereich "Rechnungsschreibung" funktioniert nur, wenn Sie zuvor in den Auftragsstammdaten die Rechnungsvorlagen für beide Vorgangsarten hinterlegt haben (siehe auch "AGH-Abrechnungsdaten").

Wenn Sie mit "Ja" bestätigen, werden die Rechnungen in den Programmbereich "Rechnungsschreibung" übergeben:

FINANZEN→Rechnungsschreibung

Eine Sammelrechnung in die Vorgangsart "Ausgangsrechnung" und jeweils eine Einzelgutschrift pro Tn in die Vorgangsart "Gutschriften". Von dort können die Rechnungen schließlich verarbeitet und exportiert werden.

Die Kundennummern werden von den hinterlegten Debitoren-/Kreditorennummern bezogen (siehe auch "Referenznummern "). Wenn Sie nicht für jeden Tn eine Kreditorennummer hinterlegt haben, nimmt Qualli.life das Sammelkonto für Kreditoren. Halten Sie bezüglich der Debitoren-/Kreditorennummer Rücksprache mit Ihrer Buchhaltung.

Damit Vorgänge an die Buchhaltung übergeben werden können, müssen diese zuerst verarbeitet und dann exportiert werden. Beim Verarbeiten werden alle Platzhalter ersetzt. Der Export geschieht durch die Schnittstellen für DATEV und HS, indem die Rechnungen in das korrespondierende Format in einem für die Buchhaltung erreichbaren Ordner gespeichert werden.

Rechnungen verarbeiten

FINANZEN→Rechnungsschreibung

Von hier können sie die übergebenen Rechnungen verarbeiten.

Sobald Rechnungen/Gutschriften verarbeitet wurden, können Sie nicht mehr geändert werden. Überprüfen Sie nochmal die Richtigkeit der Daten und ändern Sie ggfs. Daten in der Rechnung/Gutschrift.

Um eine Rechnung zu verarbeiten, markieren Sie die Rechnung(en)/Gutschrift(en) und starten Sie die

Aktion: Vorgänge verarbeiten

Daraufhin werden den Vorgängen Rechnungsnummern hinzugefügt und können nicht mehr geändert werden. Änderungen können dann nur durch eine Storno-Rechnung korrigiert werden. Dasselbe Prinzip gilt auch für die Gutschriften.

Sobald Rechnungen/Gutschriften verarbeitet wurden, haben Sie als Status einen grünen Haken und sind jetzt auch als PDF-Dokument verfügbar.

Um das PDF-Dokument zu öffnen, markieren Sie die Rechnung/Gutschrift und starten Sie die

Aktion: PDF-Dokument ansehen

Dadurch haben Sie die Möglichkeit die Rechnung/Gutschrift auszudrucken.

Rechnungen/Gutschriften exportieren

Derzeit können Sie in Qualli.life Rechnungen und Buchungsdaten für folgende Schnittstellen exportieren:

• DATEV DATEV eG ("DATEnVerarbeitung"): ein Softwarehaus und IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren Mandanten. Der vollständige Name im Handelsregister lautet "Datenverarbeitungsorganisation der Steuerbevollmächtigten für die Angehörigen des steuerberatenden Berufes in der Bundesrepublik Deutschland, eingetragene Genossenschaft mit beschränkter Haftpflicht".
• HS Hamburger Software

Beide sind unter FINANZEN in der Gruppe "Schnittstelle" zu finden

Erkundigen Sie sich bei Ihrer Buchhaltung, welches Format sie benötigt und wie oft ein Export erfolgen muss (wöchentlich, monatlich, pro Quartal etc.). Bei beiden ist der Export-Prozess derselbe. Wenn Sie auf eines der beiden Schnittstellen klicken, erscheint der Assistent für den Datenaustausch.

Falls Sie die DATEV-Mandantennummer bzw. die HS-Firmennummer noch nicht in den Mandanteneinstellungen hinterlegt haben, können Sie mit dem Link "Einstellungen konfigurieren" dies nachtragen oder überprüfen. Wählen Sie die Option "Daten exportieren".

Wählen Sie die Option "Ausgangsrechnungen" aus.

Dies ist die Standard-Einstellung für Exporte. Es ist empfehlenswert diese Einstellungen zu belassen.

Wenn Sie im Datenfeld "Exportzeitraum" ein Anfangsdatum eingeben, werden nur die Vorgänge exportiert, die auch in diesem Zeitraum verarbeitet wurden; Vorgänge vor dem Anfangsdatum werden nicht exportiert.

Wenn Sie auf "Weiter" klicken, erhalten Sie noch eine kleine Übersicht.

Wenn Sie den Vorgang mit "Export jetzt durchführen" abschließen, werden Sie gefragt, wo Sie die Export-Datei speichern möchten.

Klicken Sie auf "In eine Datei speichern" öffnet sich der Windows-Explorer auch "Datei-Explorer" oder kurz "Explorer", ist einfach gesagt das Fenster, in der der Inhalt eines Ordners angezeigt wird. Er bidet den voreingestellten Dateimanager und die Desktop-Umgebung in der Windows-Betriebssystemfamilie seit Windows 95 und ist seitdem integraler Bestandteil dieser Betriebssysteme..

Ändern Sie ggfs. den Dateinamen und klicken Sie schließlich auf "Speichern". Sie können Sdie Datei entweder der Buchhaltung zusenden oder ihr den Speicherort der Datei mitteilen.