Arbeiten mit Dokumentvorlagen und Platzhaltern

Eine besondere Stärke der Dokumentenbibliothek ist das Arbeiten mit Vorlagen für Textverarbeitungsprogramme wie z.B. Word. Diese bieten nicht nur die Möglichkeit, ein neues Dokument aus einer vorhandenen Vorlage zu erstellen, sondern die Vorlage auch mit Daten an den Stellen, an denen sie vorgesehen sind, zu versorgen.

Insbesondere bei personenbezogenen Dokumenten werden i.d.R. auch Teilnehmerdaten, Mitarbeiterdaten, Falldaten etc. benötigt. Um nun Vorlagen, die allgemeingültig, also verwendbar für mehrere TnGeschlossen Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme./Maßnahmen zu gestalten, müssen alle variablen Daten als Platzhalter eingefügt werden. Die Platzhalter werden beim späteren Erstellen von Dokumenten aus der Vorlage durch reale Daten ersetzt.

Allgemein können Sie Dokumente mit dem Schriftgut-Assistenten erstellen. Dieser ist erreichbar aus:

Auch aus folgenden teilnehmerabhängigen Programmbereichen, die mit der Bibliothek verknüpft sind, kann der Assistent gestartet werden:

  • TEILNEHMER→Allgemeine Stammdaten→Dokumente
  • QUALIFIZIERUNG→Praktische Tätigkeiten

Dokumente können ebenfalls aus allen Bibliotheken heraus erstellt werden.

Die Funktionsweise des Schriftgut-Assistenten wird unter "Schriftgut erstellen" erläutert.

Folgende Programmbereiche bieten ebenfalls die Unterstützung durch Platzhalter, jedoch sind sie nicht mit der Bibliothek verknüpft, die Aufzählung der Vollständigkeit halber:

  • QUALIFIZIERUNG→Berichte→Neuer Bericht (Berichtsgenerator)
  • QUALIFIZIERUNG→Ziele und Kompetenzen

Eine Liste der verwendbaren Platzhalter finden Sie im Programmbereich

Im ersten Schritt muss eine Dokumentenvorlage erstellt werden. Diese könnte so aussehen:

Alle Stellen, an denen TnGeschlossen Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme.-Daten erscheinen müssen, wurden mit entsprechenden Platzhaltern versehen.

So eine Vorlage kann nun bei der Erstellung eines Dokuments verwendet werden.

Die Platzhalter werden grundsätzlich kontextbezogen mit Daten versehen. In welchem Kontext ein Dokument ausgefüllt wird, entscheiden Sie im Schriftgut-Assistenten unter dem Punkt "Bezug wählen".

Im Folgenden wir der Schriftgut-Assistent vorgestellt, mit dessen Unterstützung Sie jede Art von Dokumenten erstellen können.