Dieser Assistent stellt das zentrale Mittel zum ein-, aus- und umbuchen von TnGeschlossen Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme. in die einzelnen Aufträge dar. Er wird grundsätzlich bei jedem Anlass verwendet, der in Verbindung mit einem Einstieg, Ausstieg, Maßnahmewechsel, einer Unterbrechung oder Abschnittswechsel zu tun hat.

Der Assistent passt sich automatisch der aktuellen Situation des Tn an und sieht dementsprechend immer anders aus bzw. stellt andere Funktionalitäten zur Verfügung.

Der Assistent wird gestartet durch einen Klick auf das ZAUBERSTAB-Symbol rechts neben dem Feld "Status" oder über das Menü "Verfügbare Aktionen" und hier den Eintrag "Assistent für Maßnahmeänderungen".

Situation: Tn in keinem Auftrag eingebucht

Wenn ein Tn aktuell in keinem Auftrag eingebucht ist, stellt sich der Assistent folgendermaßen dar:

Sie haben in dieser Situation ausschließlich die Möglichkeit, den Tn in eine Maßnahme einzubuchen.

Bevor ein Tn in eine Maßnahme eingebucht werden kann, muss diese im Programmbereich "ORGANISATION→Aufträge" angelegt worden sein.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Teilnehmer in eine neue Maßnahme einbuchen".

Wählen Sie die Maßnahme aus, in die der Tn eingebucht werden soll, indem Sie auf die LUPE-Schaltfläche im Feld "Maßnahme" klicken. Sollte diese Maßnahme Qualifizierungsstufen verwenden, wählen Sie die Einstiegsqualifizierungsstufe im gleichnamigen Feld aus. Dieses Feld ist deaktiviert, wenn die Maßnahme keine Stufen unterstützt.

Das Feld Abschnittsname kann in der Regel leer bleiben. Sie können hier aber auch bei Bedarf einen Namen eingeben (z.B. "Vormerkung"). Wenn das Feld leer bleibt, wird der Abschnitt bei direkter Aktivierung "Teilnahme" oder beim Setzen auf die Warteliste "Warteliste" genannt.

Bei Maßnahmen, die an mehreren Standorten durchgeführt werden, kann es sinnvoll sein, den Standort, an dem sich der Tn befindet, anzugeben. Auswählbar sind in diesem Feld alle Standorte des Bildungsträgers (also des Mandanten).

Besonders wichtig für die Funktionalitäten von Qualli.life, auch in Verbindung mit Anwesenheiten und Auswertungen, sind die Datumsangaben.

Der Förderzeitraum gibt den Zeitraum an, in dem der Tn durch den Kostenträger gefördert wird. Bei Maßnahmen der BAGeschlossen Bundesagentur für Arbeit, die die elektronische Maßnahmeabwicklung unterstützen, wird dieser Zeitraum normalerweise mit der Maßnahmeanmeldung übermittelt.

Der geplante Teilnahmezeitraum, der oftmals dem Förderzeitraum entspricht, gibt an von wann bis wann der Tn an der Maßnahme teilnehmen soll.

Das Einstiegsdatum stellt den Tag des tatsächlichen Maßnahmeeinstiegs dar. Ist der Tag noch nicht bekannt bzw. liegt dieser in der Zukunft, sollte das Feld leer bleiben.

Zuletzt müssen Sie noch entscheiden, ob der Tn aktiviert oder auf die Warteliste gesetzt werden soll. Aktiviert wird ein Tn, wenn er tatsächlich in die Maßnahme eingestiegen ist. In Fällen, in denen der Tn vorab in die Maßnahme eingebucht wurde, sollte er auf die Warteliste gesetzt werden.

Tn, die nicht aktiviert sind, also deren Teilnahmestatus nicht auf "aktiv" steht, können in Qualli.life nur begrenzt dokumentiert werden.

Auf der letzten Assistentenseite klicken Sie einfach auf "Fertigstellen", um den Tn in die Maßnahme einzubuchen. Es erscheint eine Erfolgsmeldung:

Diese Meldung weist darauf hin, dass die Maßnahme, in die der Tn eingebucht wurde, auch gleich aktiviert wird. D.h. die neue Maßnahme ist zum Tn geladen. Alle Einträge, die jetzt durchgeführt werden, werden zu dieser Maßnahme gespeichert. Beachten Sie dies insbesondere in den Fällen, in denen ein Tn in mehr als einer Maßnahme eingebucht wurde.

Die Maßnahmeabschnitte in den Maßnahmedaten sehen jetzt folgendermaßen aus (der Tn wurde direkt aktiviert):

Das Wort "Teilnahme" ist die Abschnittsbezeichnung, die schwarze Datumsangabe "12.07.2018" ist das tatsächliche Einstiegsdatum, die graue Datumsangabe "20.07.2018" stellt das planmäßige Maßnahmeende dar und der Text "(Zentrale)" zeigt an, wo sich der Tn befindet bzw. in diesem Abschnitt befunden hat.

Das Kreis-Symbol zeigt an, dass der Tn in diesem Abschnitt den Status "Aktiv" hat bzw. hatte.

Situation: Tn ist in der aktuellen Maßnahme "Aktiv"

Der Assistent wird wiederum gestartet (Zauberstab oder verfügbare Aktionen→Assistent für Maßnahmeänderungen):

Nun stellt der Assistent weitere Möglichkeiten zur Verfügung.

Nach dem Klick auf die Schaltfläche "Teilnehmer in eine andere XXX-Maßnahme umbuchen", wählen Sie die neue Maßnahme aus und geben Sie die benötigten Datumsangaben ein:

Beachten Sie, dass bei der Auswahl der Maßnahme nur die Maßnahmen zur Verfügung stehen, die den gleichen Maßnahmetyp haben, wie die Vorgängermaßnahme. Sie können auch dieselbe Maßnahme auswählen, dies ist in den meisten Fällen jedoch nicht sinnvoll.

Nachdem alle Daten eingegeben wurden, können Sie den Tn auf zwei Arten umbuchen:

Wenn Sie den Standardmodus verwenden, erscheint die Seite zur Erfassung des Maßnahmeergebnisses:

Geben Sie hier alle erforderlichen Angaben ein. Weitere Erläuterungen hierzu finden Sie unter "Ergebnisse".

Nach dem Abschluss des Assistenten sehen Sie im Teilnahmeverlauf beide Maßnahmen:

Die Vorgängermaßnahme ist jetzt im Status "Beendet", die Folgemaßnahme, die jetzt die aktuelle ist, steht im Status "Aktiv". Die Datumsangaben in den Maßnahmeabschnitten wurden automatisch angepasst.

Wir starten den Assistenten erneut und wählen auf der ersten Seite den Punkt "Teilnehmer beendet die aktuelle Teilnahme oder setzt diese aus":

Der Assistent benötigt nun genauere Angaben zur Art der Beendigung.

Je nachdem, welche Art der Beendigung ausgewählt wird, erhält der Tn folgenden Teilnahmestatus:

Bei Beendigung und Abbruch der Maßnahme ist als nächstes das Ergebnis der Maßnahme zu erfassen. Dies wurde weiter oben schon einmal beschrieben.

Beim Aussetzen der Maßnahme bietet der Assistent die Möglichkeit, einen Unterbrechungsabschnitt einzufügen:

Normalerweise sollte das Häkchen "Maßnahmeunterbrechung speichern" aktiviert sein. Geben Sie den Unterbrechungsgrund (kurz und prägnant) und den geplanten Unterbrechungszeitraum ein und schließen Sie den Assistenten anschließend ab.

Der Teilnehmer wird nun auf den Teilnahmestatus "Inaktiv" gesetzt und der Unterbrechungsabschnitt zu den Maßnahmeabschnitten hinzugefügt:

Gleichfalls wurde durch den Assistenten der letzte Tag des Abschnitts "Teilnahme" eingefügt.

Situation: Tn ist im Status "Inaktiv"

Nach dem erneuten Starten des Assistenten für Maßnahmeänderungen, bietet dieser folgende Optionen an:

Normalerweise wird in dieser Situation die Option "Teilnehmer setzt die aktuelle Maßnahme fort" verwendet, da der Tn i.d.R. die Unterbrechung beendet:

Auch hier haben Sie die Möglichkeit, einen Unterbrechungsabschnitt hinzuzufügen. Dies ist jedoch nur erforderlich, wenn beim Aussetzen der Maßnahme kein Unterbrechungsabschnitt gespeichert wurde. Normalerweise sollten die vom Assistenten vorgeschlagenen Einstellungen beibehalten werden.

Weiterhin können Sie einen Abschnittsnamen eingeben, den Standort an dem die Maßnahme durchgeführt wird ändern und die Datumsangaben "Wiedereinstiegsdatum" und "Planmäßiges Ausstiegsdatum" eingeben.

Nach Beendigung des Assistenten wird der Tn wieder in den Status "Aktiv" versetzt und der neue Maßnahmeabschnitt hinzugefügt:

Auch wenn der Tn im Status "Abgebrochen" oder "Beendet" ist, kann die Maßnahme auf diese Art und Weise fortgesetzt werden. Der Assistent schlägt dann automatisch vor, einen Unterbrechungsabschnitt mit dem Grund hinzuzufügen.

Der Assistent für Maßnahmeänderungen kann noch weitere Verzweigungen je nach Situation des Tn und Maßnahmetyp haben. Da diese selbsterklärend sind, wird in dieser Dokumentation darauf verzichtet, jede Verzweigung einzeln zu erläutern.