Allgemeine Stammdaten

Auf dieser Seite werden die Standardeinträge zu Personen, wie z.B. Name, Anschrift, Telefon und das Foto, vorgenommen.

TEILNEHMER→Allgemeine Stammdaten

Im Untermenü "Personendaten" erfassen Sie die Standarddaten, wie Anrede, Name, Geburtsdatum/-ort etc. Die Erläuterungen zu besonderen Feldern finden Sie im Folgenden.

Es können beliebig viele Staatsangehörigkeiten erfasst werden. Bewegen Sie die Maus über das vorhandene Feld "Staatsangehörigkeit" und klicken Sie auf das PLUS-Symbol, das rechts erscheint:

Es erscheint dann eine weitere Zeile, in der Sie eine Staatsangehörigkeit eintragen können. Zum Entfernen einer Staatsangehörigkeit bewegen Sie die Maus über das betroffene Feld und klicken auf die Schaltfläche mit dem MÜLLEIMER-Symbol. Zudem ist die Staatsangehörigkeit "ungeklärt" oder "staatenlos" möglich.

Referenznummern sind Werte, die bestimmte Objekte, wie z.B: TnGeschlossen Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme., Kontakte und Aufträge, eindeutig beschreiben.

Je nachdem, welche Art von Aufträgen, Maßnahmen oder Seminare durchgeführt werden, sind andere Arten von Referenznummern erforderlich. Aus diesem Grund gibt es in Qualli.life keine festen Felder für diese Arten von Nummern. Sie können diese bei jedem Tn (dies gilt im Übrigen auch für Aufträge/Maßnahmen und Kontakte) individuell hinzufügen.

Es kann vorkommen, dass Referenznummern nicht gespeichert werden, d.h. beim Speichern der Referenznummer, bleibt das Feld leer. Dies liegt an der sog. Dublettenprüfung von Qualli.life. Diese Prüfung verhindert das Anlegen doppelter Referenznummern. Wenn Sie also Referenznummern nicht speichern können, existiert diese Nummer bereits irgendwo in System, z.B. ist diese Referenznummer bereits bei einem Tn hinterlegt.

Folgende Arten von Referenznummern werden unterstützt:

  • ABHGeschlossen Ausländerbehörde. Nicht zu verwechseln mit "abH"="ausbildungsbegleitende Hilfen".-Aktenzeichen
    Ein Aktenzeichen der Ausländerbehörde kann insbesondere bei Integrationskursen Verwendung finden, wenn das BAMFGeschlossen Bundesamt für Migration und Flüchtlinge-Aktenzeichen unbekannt ist.
  • Aktenzeichen
    Eine nicht näher definierte Referenznummer für den internen Gebrauch.
  • BAGeschlossen Bundesagentur für Arbeit-Kundennummer
    Die Kundennummer des Tn bei der BA, bei AfAGeschlossen Agentur für Arbeit (i.d.R. die Agentur für Arbeit vor Ort, die auch als Auftraggeber für eine Maßnahme auftritt) bzw. bei Jobcentern ist bei Maßnahmen im Auftrag der BA besonders wichtig.
  • BAMF-Aktenzeichen
    Das Aktenzeichen des Migranten beim BAMF findet insbesondere bei Integrationskursen Verwendung.
  • BVAGeschlossen Bundesverwaltungsamt-Aktenzeichen
    Ein Aktenzeichen des Bundesverwaltungsamts kann bei Integrationskursen erforderlich sein, wenn das BAMF-Aktenzeichen unbekannt ist.

    Erfahrungsgemäß enthält das auf der Berechtigung abgedruckte Aktenzeichen am Ende eine zweistellige Jahresangabe. Diese zweistellige Jahresangabe darf bei der Übermittlung der Anmeldung nicht in das Datenfeld "BVA-Aktenzeichen" angegeben werden.

  • Debitorennummer
    Eine Nummer, die Debitoren (Leistungsempfänger, Kunden) zugewiesen wird, um sie in der Buchhaltung eindeutig zu identifizieren.
  • Kreditorennummer
    Eine Nummer, die Kreditoren (Leistungsträger, Lieferanten) zugewiesen wird, um sie in der Buchhaltung eindeutig zu identifizieren.
  • Kundennummer
    Diese Referenznummer kann intern verwendet werden.
  • Personalnummer
    Diese Referenznummer kann intern verwendet werden.
  • Steuernummer
    Enthält die Steuernummer (nicht die Umsatzsteuer-Id) und kann bei der Fakturierung von Bedeutung sein.
  • TGSGeschlossen Träger der Grundsicherung-Aktenzeichen
    Das Aktenzeichen des Trägers der Grundsicherung findet u.a. bei Integrationskursen Verwendung, wenn das BAMF-Aktenzeichen unbekannt ist.

Wenn keine Referenznummer vorhanden ist, klicken Sie auf den Link "Referenznummer hinzufügen":

Es erscheint ein Kontextmenü:

Wählen Sie die gewünschte Art der Referenznummer (hier: "BA-Kundennummer"). Es erscheint eine Zeile, die die Möglichkeit der Eingabe der Referenznummer bietet:

In das Textfeld geben Sie die Nummer ein. Zugelassen sind alle Zeichen. Beachten Sie jedoch, dass es auch Referenznummernarten (z.B. Debitor-/Kreditornummern) gibt, bei denen nur Zahlen zugelassen sind.

Die BA-Kundennummer geben Sie immer im Format 000X000000 ein, ohne Leerzeichen oder Bindestriche.

Referenznummern müssen immer eindeutig sein. Wenn Sie also bei einer Person beispielsweise ein Aktenzeichen "XYZ" eingeben, können/dürfen Sie dies bei keiner anderen Person tun.

Eine weitere Referenznummer können Sie hinzufügen, indem Sie die Maus über die vorhandene Referenznummer bewegen. Es erscheinen auf der rechten Seite Schaltflächen:

  • PLUS-Schaltfläche
    Hiermit fügen Sie eine neue Referenznummer hinzu. Sie können so viele Referenznummern hinzufügen, wie es Referenznummernarten gibt. Jede Art kann genau einmal vergeben werden.
  • STIFT-Schaltfläche
    Hiermit fügen Sie zur Referenznummer eine Bemerkung hinzu. Es erscheint ein weiteres Textfeld, in dem Sie beliebigen Text eingeben können.
  • MÜLLEIMER-Schaltfläche
    Diese Schaltfläche löscht die Referenznummer.

Bei besonders geschützten Referenznummernarten wie z.B. der Debitoren-/Kreditorennummer, erscheint zusätzlich ein SCHLOSS-Symbol. Diese dient dem Entsperren des ansonsten schreibgeschützten Eingabefeldes.

TEILNEHMER→Allgemeine Stammdaten→Adressen

Das Untermenü "Adressen" enthält alle zum Tn gespeicherten Adressen. Es können beliebig viele Adressen abgelegt werden.

Um eine Adresse hinzuzufügen, bewegen Sie die Maus über eine Adresskartei. Es erscheinen Schaltflächen:

GeschlossenErläuterung der Symbole

  • HAUS-Symbol
    Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Adresse als Wohnort/Hauptanschrift zu deklarieren. Es kann nur eine der Adressen die Hauptanschrift sein. Ein grünes Symbol mit weißem Haus kennzeichnet die aktuelle Hauptanschrift.
  • BRIEF-Symbol
    Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Adresse als Korrespondenzanschrift zu deklarieren. Es kann nur eine der Adressen die Korrespondenzanschrift sein. Ein grünes Symbol mit weißem Brief kennzeichnet die aktuelle Korrespondenzanschrift.
  • PLUS-Symbol
    Klicken Sie hier, um eine weitere Adresse hinzuzufügen.
  • STIFT-Symbol
    Diese Schaltfläche dient dem Bearbeiten der Adresse.
  • MÜLLEIMER-Symbol
    Mit Hilfe dieser Schaltfläche können Sie eine Adresse löschen. Eine Adresse, die als Haupt- und/oder Korrespondenzanschrift deklariert wurde, kann nicht gelöscht werden.

Wenn die Adresskartei noch keine Daten enthält, klicken Sie auf das STIFT-Symbol, um Adressdaten eingeben zu können; wenn Sie eine zusätzliche Adresse hinzufügen möchten, klicken Sie auf das PLUS-Symbol. In beiden Fällen öffnet sich das Fenster zum Eingeben/Bearbeiten der Adressdaten:

Klicken Sie auf einen Feldhinweis (Feldhinweissymbol (FRAGEZEICHEN-Symbol)Fragezeichen), um weitere Erläuterungen zu den Datenfeldern zu erhalten.

  • Anzeigename: Geben Sie hier einen Namen ein, der die Adresse beschreibt (z.B. "Wohnort", "Großeltern" oder "Urlaubsanschrift")
  • Gültigkeit: Hier können Sie Datumsangaben hinzufügen, die den Gültigkeitszeitraum der Adresse beschreiben. Sinnvoll ist dies insbesondere bei einem Umzug des Tn oder einer temporären Adresse wie z.B. der Urlaubsanschrift. Diese Eingabe hat insbesondere informativen Charakter. Sie werden aber auch gewarnt, wenn Sie beispielsweise ein Schreiben erstellen und eine Adresse verwenden, die nicht (mehr) gültig ist.
  • Abweichender Name: Mit Klick auf dieses Dropdown erscheinen weitere Felder, in denen Sie einen abweichenden Namen eingeben können. Das ist sinnvoll, wenn unter der Adresse nicht der Teilnehmer selbst erreichbar ist (z.B. Anschrift der Großeltern)
  • Anschrift: Geben Sie in diese Felder die Adressdaten ein. Das Feld "Rechnung Endverarbeitung" ist nur wichtig, wenn die Adresse als Rechnungsadresse verwendet wird.
  • Kommunikation: In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit 2 Telefonnummern, 2 Mobiltelefonnummern, eine Faxnummer, 2 E-Mailadressen und eine Hompageadresse einzugeben. Bei der Homepage können Sie "http://" voranstellen oder nicht. Wenn kein "http://" voran steht, wird automatisch "http://" angenommen. Bei Adressen, die zwingend ein anderes Protokoll verwenden müssen, geben Sie das Protokoll an (z.B. "https://www.adresse.de").

    Telefon-, E-Mail- und Internetadressfelder besitzen auf der rechten Seite je eine Schaltfläche mit einem TELEFON-, BRIEF-, bzw. GLOBUS-Symbol. Diese Schaltflächen dienen dem Aufruf der Standardanwendung zum Telefonieren, E-Mail-Schreiben und Internetseiten aufrufen. Sie funktionieren nur, wenn entsprechende Standardanwendungen auf Ihrem PC installiert sind.

Sie müssen nicht zwingend alle Felder befüllen. Sie können beispielsweise eine Adresse auch nur hinzufügen, um eine weitere Telefonnummer zu erfassen. Lassen Sie in diesem Fall alle anderen Felder frei. Bei der Haupt- und Korrespondenzanschrift ist es jedoch sinnvoll zumindest die Postanschrift einzugeben.

Speichern Sie die Adresse schließlich durch die BESTÄTIGEN-Schaltfläche. Eine neue Adresse erscheint als weitere Adresskartei im Untermenü:

In Qualli.life ist es möglich, Beziehungen zwischen Tn, Tn und Mitarbeitern, Tn und Kontakten und Tn und Ansprechpartnern herzustellen.

Hierbei handelt es sich um ein rein informatorische Funktion, sofern Sie keine fallbezogene Dokumentation vornehmen. Bei Fällen stellen Beziehungen die Art dar, Personen und Kontakte dem Fall zuzuordnen. Hier muss vor dem Anlegen von Beziehungen der entsprechende Fall angelegt worden sein.

Um eine neue Beziehung hinzuzufügen, klicken Sie auf den Link "Neue Beziehung hinzufügen". Es erscheint der Beziehungsdialog:

Nun wählen Sie die Art der Beziehung aus. Dabei stehen diverse Arten zur Verfügung:

Wählen Sie die gewünschte Art. Es erscheinen automatisch weitere Felder:

Das Feld links unter der Beziehungsart gibt nun die Möglichkeit anzugeben, welchen Teil der Beziehung Sie hinzufügen möchten. Im Bildbeispiel wird der Vater hinzugefügt. Beachten Sie nicht das Gender. Sobald Sie als "Vater" eine Frau auswählen, ändert sich die Beschreibung in "Mutter". Wenn Sie statt Vater/Mutter den Sohn bzw. die Tochter hinzufügen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche.

Um nun die Person zuzuordnen, die mit dem Tn in Beziehung steht, wählen Sie zuerst die Quelle der Person aus. Hierfür gibt es rechts unter der Beziehungsart ein Auswahlfeld:

  • aus den Teilnehmern
    Gestattet die Wahl eines Tn (nur im Modul Qualli.fact) als Beziehungsperson.
  • aus den Mitgliedern
    Gestattet die Wahl eines Mitglieds (nur im Modul Qualli.club) als Beziehungsperson.
  • aus den Mitarbeitern
    Gestattet die Wahl eines Mitarbeiters als Beziehungsperson.
  • aus den Kontakten
    Gestattet die Wahl eines Kontakts aus dem Adressbuch als Beziehung.
  • aus den Ansprechpartnern eines Kontakts
    Gestattet die Wahl eines Kontakts aus dem Addressbuch und des Ansprechpartners als Beziehungsperson.

Wenn Sie die Quelle gewählt haben, wählen Sie als nächstes die Person aus, die in Beziehung stehen soll. Klicken Sie hierzu auf die LUPE-Schaltfläche:

Je nach Quelle erscheint eine Auswahlliste mit Tn, Mitarbeitern, Mitgliedern oder Kontakten. Wählen Sie die Person aus.

Im Falle eines Ansprechpartners bei einem Kontakt erscheinen zwei Felder. Im ersten wählen Sie den Kontakt aus, im zweiten den Ansprechpartner, der in dem Kontakt hinterlegt ist.

Abschließend können Sie diese Beziehung noch einem Fall zuordnen. Damit ordnen Sie automatisch dem Fall, bei an der Beziehung beteiligten Personen, zu.

Sofern die Beziehungseinstellungen fertig sind, bestätigen Sie den Dialog. Die Beziehung erscheint nun in der Liste der Beziehungen:

Bewegen Sie die Maus über eine Beziehung, um weitere Beziehungen hinzuzufügen bzw. eine Beziehung zu bearbeiten oder zu löschen.

Das Untermenü "Merkmale" stellt Felder zur Verfügung, die vorab vom Administrator konfiguriert wurden (siehe auch "Merkmale").

Dies können beliebige Felder mit beliebigen Inhalten sein. Aus diesem Grund ist hier eine weitere Erläuterung nicht erforderlich. Konsultieren Sie ggfs. Ihren Administrator, wenn es Fragen zu diesen Feldern gibt.

Hier können Sie die Person einem Standort (Adresse des Mandanten) zuweisen. Die Funktion wird jedoch i.d.R. nicht bei Tn, sondern bei Mitarbeitern und Ansprechpartnern zu Kontakten verwendet. Diese können dadurch im Personenfilter bzw. im Adressbuch anhand eines bestimmten Standorts gefiltert werden.

Um eine Person einem Standort hinzuzufügen, rechtsklicken Sie auf den Arbeitsbereich und wählen Sie "Standort verknüpfen" aus.

Ab Qualli.life Version 14, können Sie auch eine angeschlossene Kamera nutzen, um ein Foto eines Tn zu schießen und anschließend direkt in dessen Stammdaten hochzuladen. Außerdem ist der Bildbearbeitungs-Bereich reduziert worden und ist jetzt im Bild positioniert. Wenn Sie den Mauszeiger über das Bild fahren, erscheinen die Schaltflächen zum Bearbeiten.

Folgende Funktionen stehen Ihnen zum Bearbeiten zur Verfügung

Bild holen: von einer Kamera oder Webcam

Datei öffnen: von einem lokalen Ordner oder Datenträger

Aus Zwischenablage: aus einer anderen Quelle einfügen

Bild entfernen

Horizontal spiegeln

Vertikal spiegeln

90° im Uhrzeigersinn drehen

Zuschneiden: Anzeigebereich anpassen

Helligkeit und Kontrast: zu helle oder zu dunkle Bilder anpassen

Um den Zuschneidebereich zu verschieben, klicken Sie auf den weißen Punkt genau in der Mitte, halten Sie die Maustaste gedrückt und bewegen Sie den Mauszeiger. Der Zuschneidebereich verschiebt sich.

Um die Größe des zu ändern, klicken Sie auf eines der weißen Punkte am Rand des Zuschneidebereichs, halten Sie die Maustaste gedrückt und bewegen Sie den Mauszeiger. Die Größe des Zuschneidebereichs ändert sich.

Empfohlener Zuschneidebereich: Der Zuschneidebereich wird zu einem Quadrat. Um die Größe des Quadrates zu ändern , drücken Sie die UMSCHALT-Taste auf Ihrer Tastatur und lassen Sie sie gedrückt. Klicken Sie anschließend auf eines der weißen Punkte, halten Sie die Maustaste gedrückt und bewegen Sie den Mauszeiger. Die quadratische Form bleibt erhalten und die Größe des Zuschneidebereichs ändert sich.

Schieberegler für Helligkeit: Um die Helligkeit des Bildes anzupassen, bewegen Sie den Schieberegler nach rechts oder links

Schieberegler für Kontrast: Um den Kontrast des Bildes anzupassen, bewegen Sie den Schieberegler nach rechts oder links

Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn eine Kamera oder Webcam am Computer angeschlossen ist.

Das Zahnrad erscheint, wenn Sie den Mauszeiger über das Video bewegen. Ein Klick öffnet die Kamera-Einstellungen.

Gerät: Wenn Sie mehrere Kameras benutzen, wählen Sie hier eine aus.

Auflösung: Hier können Sie die Qualität der Aufnahme festlegen.

Beachten Sie: Je höher die Auflösung, desto länger ist die Ladezeit für das Foto auf der Startseite, in den Stammdaten und in Tn-Listen. Die voreingestellte Auflösung 640x480 ist für Qualli.life vollkommen ausreichend.

Helligkeit/Kontrast: Mit den Schiebereglern können Sie die Helligkeit und den Kontrast der Aufnahme anpassen

Entsättigen: Reduziert die Farbsättigung, z. B. wenn das Bild ein kräftiges Rot aufweist, erscheint es durch das Entsättigen gedämpfter.

Auf Standard zurücksetzen: Setzt die Einstellungen auf den Standard der Kamera zurück

Erfassen: Macht einen Bild der aktuellen Aufnahme.

Übernehmen: Das aufgenommene Bild des Tn wird in die Stammdaten aufgenommen

Abbrechen: Bricht die Aufnahme ab.

TEILNEHMER→Allgemeine Stammdaten

Zum Löschen eines Tn öffnen Sie das Menü verfügbarer Aktionen und starten die

Aktion: Person löschen

Es erscheint ein Sicherheitsfrage.

Sollten Sie fortfahren, erscheint aus Sicherheitsgründen eine letzte Warnung.

Nur für Administraoren: Wenn Sie mehrere Tn-Datenbestände löschen möchten, nutzen Sie den Bestandsmanager (siehe auch "Bestandsmanager").