Seit der Qualli.life-Version 16.4 kann der Vakanzkalender in der Ressourcenverwaltung verwendet werden. Damit erhalten Sie einen Überblick über die Zuweisungen der jeweiligen Ressourcenart.

Darin werden mittels eines Kalenders und farbigen Zeitstrahlen Reservierungen und Buchungen von Ressourcenzuweisungen angezeigt. Zusätzlich ist der Vakanzkalender auch in "Eigene Seiten" mit der Datenart "Ressource" abrufbar (Datenart: Ressourcenart).

Sie können aber auch im Vakanzkalender Zuweisungen hinzufügen, indem Sie auf einen Tag innerhalb der Zeile einer Ressource rechtsklicken und "Buchung hinzufügen" klicken.

Dies öffnet ein Dialogfenster zum Zuweisen einer Ressource:

  • Bezugsart: Wählen Sie hier die Bezugsart aus. Sie hat Auswirkungen auf die Auswahlmöglichkeiten unter "Bezug" und richtet sich nach der Personenart im Personenfilter.
  • Bezug: Geben Sie hier die Person an, die Sie die Ressource zuweisen möchten. Mit dem LUPE-Symbol können Sie eine Person auswählen. Die Personenauswahl richtet sich nach der Einstellung in Ihrem Personenfilter.

    Zuweisungen im Vakanzkalender fügt einen Eintrag der ausgewählten Person ein unter "Ressourcenzuweisung" (siehe auch "Ressourcenzuweisung zu Personen").

  • Zeitraum: Geben Sie hier den Zeitraum der Zuweisung an. Je nach eingestellter Buchungseinheit, können sie minuten-(, stunden-) oder tagegenaue Zeiträume eingeben.
  • Anzahl: Geben Sie hier die Anzahl der Ressourcen an, die Sie der Person zuweisen möchten.
  • Status: Den Status können Sie nicht direkt ändern. Dieser richtet sich nach Ihrer ausgewählten Option (Reservieren der Buchen) und ob die Integritätsprüfung Konflikte ergab.
  • Bemerkungen: Hier können Sie zusätzliche Informationen für sich oder andere Benutzer hinterlassen
  • Reservieren: Wählen Sie diese Option aus, um die Ressource zu reservieren. Damit kann eine Zuweisung jederzeit geändert werden.
  • Buchen: Wählen Sie diese Option aus, um die Ressource zu buchen. Damit wird eine Zuweisung schreibgeschützt und kann nur durch eine Stornierung geändert werden.

Beachten Sie jedoch folgende Grundsätze beim Vakanzkalender:

  • Bei jeder Zuweisung wird eine sog. Integritätsprüfung im Hintergrund ausgeführt, die die zuzuweisende Ressource auf Konflikte anhand folgender Daten überprüft:
    • Anzahl: prüft, ob bei Zuweisungen genügend Ressourcen zur Verfügung stehen.
    • Datum und Uhrzeit: prüft, ob bei Zuweisungen Ressourcen an den angegebenen Tagen und zur angegebenen Uhrzeit verfügbar sind.
    • Verfügbarkeit: prüft die Einstellungen des Bereichs "" der zuzuweisenden Ressourcen

      Sobald eines der o.g. Daten einen Konflikt auslöst (z.B. nicht genügend Ressourcen vorhanden, im angegebenen Zeitraum bereits zugewiesen und/oder nicht verfügbar), zeigt Qualli.life bei der Zuweisung die Gründe an.

  • Wurde eine Zuweisung bei der Person vorgenommen (siehe auch "Ressourcenzuweisung zu Personen"), kann diese auch nur im Bereich "Ressourcenzuweisung" geändert werden.

    Gebuchte Einträge müssen vorher Storniert werden, damit sie geändert werden können.

  • Wurde eine Zuweisung im Vakanzkalender vorgenommen, kann diese auch nur im Vakanzkalender geändert werden. Eine rote Färbung des Zeitstrahls weist auf einen Konflikt hin:

    Mit einem Doppelklick, kann der Eintrag im Vakanzkalender geändert werden.

    Gebuchte Einträge müssen vorher Storniert werden, damit sie geändert werden können.

  • Zuweisungen können nahtlos übergehen, solange die Integritätsprüfung konfliktfrei bleibt. Hier ist besonders auf die Uhrzeit am Tag der Übergabe zu achten:

    Im obigen Beispiel: die erste Reservierung endet am 29.05.2022 um 00:00 Uhr; die zweite Reservierung beginnt am selben Tag um 00:01 → die Integritätsprüfung war erfolgreich.

  • Kosmetischer Hinweis: Tage beginnen technisch immer um 00:00 Uhr und enden um 23:59 Uhr, d.h., wenn der letzte Tag einer Zuweisung mit "TT.MM.JJJJ 00:00 Uhr" angegeben wird, wird dieser Tag nicht farbig ausgefüllt. Erst um 23:59 Uhr zählt der gesamte Tag, ansonsten wird der Zeitstrahl nur unvollständig bis zum Vortag angezeigt: