In der Ecke oben-links stellen Sie ein, welche Nachrichten Sie sehen möchten. Im Teilnehmerverlauf werden standardmäßig die Nachrichten des aktuell geöffneten Tn dargestellt ist. Sollte kein Tn geöffnet sein, werden Nachrichten angezeigt, die bisher nicht verarbeitet wurden. In den Nachrichten zur Maßnahme und zum Mandanten werden standardmäßig die Nachrichten mit Handlungsbedarf angezeigt.

Klicken Sie auf Menüliste Liste oder Leiste einer grafischen Benutzeroberfläche, die Schlüsselbegriff oder -symbole beinhalten. Werden diese ausgewählt und ausgeführt, werden meist Funktionen, weitere Dialogfenster mit Untermenüs, Programme oder Module gestartet. Desktopbasierte Anwendungen für PC verwenden meist Leisten mit Schlüsselbegriffen, wohingegen mobile Geräte Schlüsselsymbole verwenden (z.B. das Hamburger-Menü-Icon). Symbole werden jedoch zunehmend auch in desktopbasierten Anwendungen für PC verwendet.-Symbol (drei Balken) oben links, um den Filter einzustellen:

Ja nach Art des Verlaufs sind folgende Einstellungen möglich:

• Unverarbeitete Nachrichten
  Diese Einstellung zeigt Nachrichten an, die bisher nicht bearbeitet wurden (To-Do-Liste).
• Nachrichten zum aktuellen Teilnehmer
  (nur in Nachrichten zu Teilnehmern)
  Beinhaltet den gesamten Kommunikationsverlauf zum aktuellen Tn.
• Postausgang
  Mit dieser Option können Sie die Nachrichten prüfen, die bei der nächsten Datenübertragung an die BA übermittelt werden.
• Fehlende Empfangsbestätigung
  Hier finden Sie die Nachrichten, die bereits an die BA übermittelt wurden, für die jedoch noch keine Quittung (Empfangsbestätigung) seitens der BA vorliegt. Normalerweise sind dies nur Nachrichten, die kürzlich gesendet wurden.
• Fehlerhafte Nachrichten
  In dieser Auflistung finden Sie Nachrichten, die von der BA abgelehnt wurden (fachliche oder technische Fehler) oder welche, die nicht signierte Anlagen (Beurteilungen) enthalten. Beurteilungen werden nur übermittelt, wenn diese signiert sind.
• Maßnahmebezogene und nicht zugeordnete Nachrichten
  (nur in Nachrichten zur Maßnahme)
  Hier können Nachrichten eingesehen werden, die bisher keinem Tn zugeordnet werden konnten und Nachrichten, die keinen bestimmten Tn, sondern die gesamte Maßnahme betreffen.
• Nachrichten mit Handlungsbedarf
  Hier werden alle Nachrichten aufgelistet, bei denen noch Handlungsbedarf besteht. Dies können unverarbeitete oder nicht zugeordnete Nachrichten, wie auch Nachrichten mit nicht signierten Dokumenten als Anlage sein.

Die Programmseiten "EMAW-Nachrichten..." bzw. "EMAW-Nachrichtenarchiv" sind grundsätzlich gleich aufgebaut:

1. Kompakte Nachrichtenliste
   Diese listet die Nachrichten unter Berücksichtigung der Filter- und Sortiereinstellungen auf.
2. Lesebereich
   

   Der Lesebereich zeigt immer die in der Nachrichtenliste ausgewählte Nachricht an. Er besteht aus den Aktionen, den Verwaltungsdaten und dem Nachrichteninhalt.

   1. Aktionen und Verwaltungsdaten
      Hier finden Sie die Aktionsschaltflächen, die den Nachrichtentyp und den Status berücksichtigen. Weiterhin sind hier der Nachrichtentyp, der betroffene Tn bzw. die betroffene Maßnahme und etwaige Anlagen zu sehen.
   2. Nachrichteninhalt
      Dieser Bereich zeigt den Inhalt der Nachricht selbst an.

Das Seitenverhältnis von kompakter Nachrichtenliste und Lesebereich können verändert werden, d.h. die Größen können Sie anpassen. Hier muss die Maus zwischen Nachrichtenliste und Lesebereich bewegt werden, bis sich der Mauszeiger in einen Doppelpfeil ändern. Dann wird die linke Maustaste gedrückt und gehalten und die Maus nach links oder rechts bewegt. Wenn die gewünschte Position erreicht ist und die Maustaste losgelassen wird, wird das neue Seitenverhältnis aktiv.

Wenn die kompakte Nachrichtenliste eine bestimmte Breite erreicht, ändert sich diese in eine Tabelle, die mehr Daten anzeigt und professionelle Filter- und Sortiermöglichkeiten bietet:

Oberhalb der kompakten Nachrichtenliste finden Sie ein Eingabefeld, mit dessen Hilfe Sie Nachrichten nach diversen Kriterien suchen können. Dazu gehören der Tn-/Maßnahmename, die Kunden- bzw. Maßnahmenummer, das Ereignisdatum und die Ereignisart:

Unterhalb der Suche finden Sie einige Filter- und Sortiermöglichkeiten:

1. Schnellfilter
   Hier können Sie die derzeit angezeigten Nachrichten filtern und sich dabei für "Nicht verarbeitete", "Gesendete" oder "Empfangene" entscheiden.
2. Sortieren/Gruppieren nach
   An dieser Stelle wählen Sie aus, nach welchem Feld sortiert werden soll. Standardmäßig ist dies die Übertragungszeit der Nachricht. Sie können aber auch diverse andere Felder auswählen:
   
   Der letzte Menüeintrag "In Gruppen anzeigen" gruppiert die gesamte Liste. Dies kann insbesondere sinnvoll sein, wenn nach "Bezug" sortiert wird.
3. Sortierrichtung
   Hier stellen Sie ein, ob Sie aufwärts oder abwärts sortieren möchten. Die Auswirkung hierauf hängt vom Feld ab, nach dem Sie sortieren. Standardmäßig wird abwärts nach Übertragungszeit sortiert, d.h. die neuesten Nachrichten stehen ganz oben in der Liste.

 

Unterhalb der Filter- und Sortiereinstellungen beginnt die eigentliche Nachrichtenliste. Jeder Nachrichteneintrag ist gleich aufgebaut:

Wenn Sie die Maus über einen Nachrichteneintrag bewegen, erscheinen weitere Symbole:

Das Zahnradsymbol öffnet beim Klick darauf ein Kontextmenü mit den verfügbaren Aktionen für diese Nachricht. Dieselben Aktionen finden Sie in Form von Schaltflächen im Lesebereich ganz oben.

Das Symbol rechts daneben zeigt den Status der Nachricht an. Es gibt hier diverse Kombinationen aus Farbe und Piktogramm. Halten Sie die Maus einen Moment über das Symbol und ein beschreibender Text erscheint. Sie sehen dieses Symbol mit dazugehörigem Text aber auch im Lesebereich, sobald diese Nachricht ausgewählt, d.h. einmal angeklickt wurde.

Jede Nachricht ist mit einer Farbe kodiert. Diese Farbe finden Sie am linken Rand der Nachricht und im Statussymbol. Die Nachrichten können folgende Farben haben:

• Grau
  Nicht verarbeitete oder nicht zugeordnete Nachrichten.
• Orange
  An die BA zu übermittelnde Nachrichten, die noch nicht gesendet wurden oder bei denen eine Quittung von der BA fehlt.
• Rot
  Fehlerhafte Nachricht, die gesendet werden soll oder gesendet wurde. Die Art des Fehlers sehen Sie ausformuliert im Lesebereich in einem auffälligen, roten Balken. Beispielsweise sind Beurteilungen, die bisher nicht signiert wurden, in Rot dargestellt.
• Blau
  Eingegangene Nachrichten, die verarbeitet sind.
• Grün
  Gesendete Nachrichten, die von der BA quittiert wurden.

Der Lesebereich zeigt den Inhalt der aktuell in der Nachrichtenliste ausgewählten Nachricht an:

Er enthält folgende Bereiche:

1. Verfügbare Aktionen
   Die hier dargestellten Schaltflächen hängen von der Nachrichtenart und dem Status der Nachricht ab. Weiter unten wird auf alle Möglichkeiten eingegangen.
2. Verwaltungsdaten
   Sie sehen hier grundlegende Angaben zur Nachricht. Dazu gehören: Nachrichten- bzw. Ereignisart, Tn- und/oder Maßnahmename, Übertragungszeit, Status und ggfs. vorhandene Anhänge, wie z.B. Beurteilung, Maßnahmebericht etc.
3. Inhalt der Nachricht
   Hier wird der tatsächliche Nachrichteninhalt visuell aufbereitet und angezeigt. Sie sehen das, was an die oder von der BA übertragen wird bzw. wurde. Aus diesem Grund finden Sie hier häufig Texte, die die deutschen Sonderzeichen vermeiden (z.B. ä→ae, ö→oe, ß→ss). Dies ist dem EMAW-Schema, das durch die BA vorgegeben ist, geschuldet.

Je nachdem, welchen Status eine Nachricht hat und ob der betroffene Tn bzw. die betroffene Maßnahme erkannt werden, stehen verschiedene Aktionen zur Verfügung.

Im folgenden Beispiel ist eine Nachricht vom Typ "Anmeldung Kontakt" eingegangen. Weder ist die Maßnahme in Qualli.life bekannt noch der Tn:

Es stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

• Maßnahme zuweisen
  Diese Aktion bietet Ihnen die Möglichkeit, die Maßnahmereferenznummer einem bereits in Qualli.life vorhandenen Auftrag zuzuordnen oder einen neuen Auftrag anzulegen (siehe auch "Kommunikation (EMAW)").
• Nachricht archivieren
  Diese Aktion ist erforderlich, wenn Sie die Nachricht nicht benötigen. Dies kann der Fall sein, wenn sich der Sachverhalt bereits erledigt hat (z.B. der Tn hat bereits abgesagt) oder wenn dieser Tn an einen anderen Bildungsträger umgeleitet wird.
  Diese Schaltfläche wird künftig nicht mehr erläutert, da sie immer dieselbe Bedeutung hat.

Im folgenden Beispiel ist die Maßnahme des Tn bekannt, jedoch existiert der Tn noch nicht:

Es steht folgende Aktion zur Verfügung:

• Teilnehmer zuweisen
  Wie auch schon bei der Maßnahme haben Sie hier die Möglichkeit, die Nachricht einem bereits in Qualli.life vorhandenen Tn zuzuweisen oder einen neuen Tn anzulegen (siehe auch "Kommunikation (EMAW)").

In der folgenden Situation sind die Maßnahme und der Tn bereits in Qualli.life angelegt. Der Tn wurde durch die BA für die Teilnahme an einer abH ausbildungsbegleitende Hilfen (Verfahrenszweig 01). Nicht zu verwechseln mit "ABH"="Ausländerbehörde"-Maßnahme angemeldet:

Folgende Aktion steht zur Verfügung:

• Nachricht verarbeiten
  Verarbeitet diese Nachricht zu diesem Tn. Je nach Nachrichtentyp, wird der Inhalt verarbeitet und die Nachricht auf den Status "gelesen/verarbeitet" gesetzt. Was genau bei der Verarbeitung passiert, hängt stark vom Nachrichtentyp ab. Beispielsweise wird bei einer Maßnahmeanmeldung der Tn aktiviert und die Teilnahmezeiträume gemäß dem Inhalt der Nachricht korrigiert. Die Daten, die die Anmeldung enthält werden in die korrespondierenden Felder in Qualli.life übernommen.

Nachrichten, die bereits verarbeitet wurden, stellen sich im Teilnehmerverlauf folgendermaßen dar:

Die Reihenfolge der Nachrichten ist standardmäßig umgekehrt chronologisch. Die neuesten Nachrichten finden Sie oben, die ältesten unten in der Liste.

Es steht folgende Aktion zur Verfügung:

• Nachricht erneut verarbeiten
  Diese Funktion steht nur bei einigen Nachrichtentypen zur Verfügung. Die Verarbeitung wird erneut durchgeführt. Dies kann sinnvoll sein, wenn Daten versehentlich geändert wurden, also zur Fehlerkorrektur. Diese Funktion sollte nicht leichtfertig benutzt werden, da ggfs. Daten überschrieben werden.

Neue Teilnehmer können angelegt werden, wenn eine Nachricht vom Typ "Anmeldung Kontakt" (siehe auch "Anmeldung Kontakt") oder "Anmeldung XXX" (XXX=Maßnahmetyp, siehe auch "Anmeldung eines Tn für eine Maßnahme") vorliegt. Neue Tn werden folgendermaßen dargestellt:

Wird bei einer solchen Nachricht die Schaltfläche "Teilnehmer zuweisen" betätigt, erscheint der Assistent für die Teilnehmerzuweisung:

Dieser Assistent prüft im ersten Schritt, ob der Tn - oder einer mit ähnlichem Namen - bereits angelegt wurde. Wenn dies nicht der Fall ist, erscheint der Text

"Der Teilnehmer wurde nicht gefunden"

Wenn dieser oder ein ähnlicher Tn gefunden wurde, sieht das folgendermaßen aus:

Hier hat der Assistent den Tn "Sabrina Mustermann" gefunden. Die Ähnlichkeit wird mit 70,5 % eingestuft.

Der bereits vorhandene Tn wurde aufgrund des gleichen Nachnamens und des ähnlichen Vornamens als der wahrscheinlichste Treffer für unsere neue Kontaktanmeldung gefunden.

Auch wenn Schreibfehler im Namen vorhanden sind (bei der manuellen Anlage oder auch in der EMAW-Nachricht), erkennt Qualli.life den Tn.

In diesem Beispiel wurde der Tn fälschlicher Weise mit "ie" anstatt mit einfachem "i" geschrieben:

Bei der Wahrscheinlichkeitsanalyse handelt es sich um ein technisches Verfahren. Es hat keinen Anspruch auf 100%ige Korrektheit. Letztlich muss der Benutzer entscheiden, ob der gefundene Tn derjenige ist, für den die Maßnahmeanmeldung oder Kontaktanmeldung übermittelt oder ob es sich um einen Tn handelt, der noch nicht erfasst wurde.

Wenn Sie sicher sind, dass ein Tn bereits angelegt wurde, der Assistent ihn jedoch nicht anzeigt, kann es sein, dass die Wahrscheinlichkeit aufgrund falscher Schreibweise des Namens oder falscher Kundennummer zu gering ist. Sie können in einem solchen Fall den Grenzwert, ab dem Tn angezeigt werden, reduzieren, in dem Sie den Link "Ähnlichkeitsschwelle" anklicken. Es erscheint ein Feld mit einem Prozentwert:

Korrigieren Sie diesen Wert nach unten, um weitere ähnliche Tn anzuzeigen:

Je niedriger die Schwelle ist, desto mehr Tn werden angezeigt.

Um die Anmeldungen zu verarbeiten, müssen Sie entscheiden, ob ein etwaig gefundener Tn derjenige ist, für den die Anmeldung übermittelt wurde oder nicht. Wenn der Tn gefunden wurde, klicken Sie dessen Schaltfläche an, wenn nicht, verwenden Sie die Schaltfläche "Als neuen Teilnehmer anlegen".

Neuen Teilnehmer anlegen

Wenn Sie die Schaltfläche "Als neuen Teilnehmer anlegen" betätigt haben, erscheint die Stammdatenseite:

Hier können Sie jetzt den primären Betreuer festlegen. Dieser Benutzer hat dann auch Zugriff auf diesen Tn.

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Weiter".

Vorhandenen Teilnehmer verknüpfen

Sollte der Tn durch die Wahrscheinlichkeitsprüfung gefunden worden sein, klicken Sie auf dessen Schaltfläche.

Auf der folgenden Seite prüft der Assistent, ob der Tn bereits in der Maßnahme eingebucht ist, für die die Anmeldung übermittelt wurde. Sollte dies der Fall sein, erscheint für die Maßnahme die Schaltfläche "Maßnahme zuweisen". Ist dies nicht der Fall, erscheint nur die Schaltfläche "Den Tn in die o.g. Maßnahme einbuchen".

Ist der Tn bereits in die Maßnahme eingebucht, ist die Entscheidung, diese Maßnahme zu verknüpfen oder den Tn neu einzubuchen, von der Situation abhängig. Wurde der Tn beispielsweise manuell angelegt, bevor die elektronische Anmeldung empfangen wurde, sollte die Anmeldung mit der vorhandenen Maßnahmezuweisung verknüpft werden. Hatte der Tn die Maßnahme zuvor abgebrochen und wurde jetzt nochmals angemeldet, sollte er neu in die Maßnahme eingebucht werden.

Normalerweise ist die jeweils obere Schaltfläche der empfohlene Weg.

Wenn Sie den Tn neu in die Maßnahme einbuchen, können Sie zusätzlich entscheiden, ob es sich um eine Folgemaßnahme oder einer zuvor durchgeführten Maßnahme handelt. Dies ist insbesondere der Fall, wenn der Tn aus organisatorischen Gründen umgebucht wurde. Wenn dies der Fall ist, muss im Feld "Dokumentation weiterführen" die Vorgängermaßnahme eingestellt werden. Nur dann wird die Dokumentation der Vorgängermaßnahme fortgesetzt:

Klicken Sie anschließend, je nach Situation, auf eine der beiden Schaltflächen, um zum Abschluss des Assistenten zu gelangen:

Hier haben Sie nun, durch Entfernen des Kontrollkästchens am unteren Rand, noch die Möglichkeit, das automatische Verarbeiten der Nachrichten zu verhindern. Dies sollte in der Regel aber nicht gemacht werden.

Nach dem Klick auf "Fertigstellen" führt der Assistent alles Notwendige durch, um den Tn anzulegen oder die Anmeldung zu verknüpfen und verarbeitet dann alle empfangenen Nachrichten. Sollte eine Mitteilung dabei sein, wird diese angezeigt.

Wenn Nachrichten für eine Maßnahme vorliegen, die bisher nicht in Qualli.life eingerichtet ist, stellt Qualli.life dies im EMAW-Ablauf folgendermaßen dar:

Um nun diese Maßnahme als neue Maßnahme anzulegen oder die Nachrichten mit einer vorhandenen Maßnahme zu verknüpfen, betätigen Sie die Schaltfläche "Maßnahme zuweisen".

Wenn die Maßnahme, zu der die angezeigten Nachrichten gehören, bereits angelegt wurde, kann die Nachricht mit dieser Maßnahme verknüpft werden.

Qualli.life erkennt die Zugehörigkeit von EMAW-Nachrichten zu den einzelnen Maßnahme anhand der den Maßnahme zugewiesenen Trägerreferenz- und Maßnahmenummerkombinationen (siehe auch "Konfiguration der Trägerreferenz- und Maßnahmenummern").

Bei diesem Vorgang wird die in der Nachricht vorhandene Trägerreferenz- und Maßnahmenummerkombination in die auszuwählende Maßnahme übernommen.

Die Maßnahmen in der Liste sind nach der Wahrscheinlichkeit sortiert, dass es sich um die gewünschte Maßnahme handelt. Die Genauigkeit hängt davon ab, welche Daten bei der Anlage der Maßnahme erfasst wurden. Ausschlaggebend sind der Verfahrenszweig, die Vergabenummer, die Losnummer, die laufende Losnummer, das Auftragsdatum und ob einer Maßnahme bereits EMAW-Nummern hinzugefügt wurden.

Die Genauigkeit der Wahrscheinlichkeitsanalyse kann je nach Anzahl ähnlicher Maßnahmen und der erfassten bzw. mitgelieferten Daten auch sehr niedrig sein. Achten Sie unbedingt darauf, dass die korrekte Maßnahme ausgewählt wird.

Sollte die Maßnahme, zu der die Nachrichten gehören bereits vorhanden sein, selektieren Sie in der Liste die betroffene Maßnahme und klicken Sie anschließend auf die grüne OK-Schaltfläche.

Sollte die Maßnahme noch nicht vorhanden sein, klicken Sie auf die Schaltfläche "Als neue Maßnahme anlegen".

Es erscheint der Assistent zum Anlegen einer neuen Maßnahme. Dieser wird mit den aus den Nachrichten bekannten Daten vorbelegt. Je nachdem, um welchen Verfahrenszweig es sich handelt, müssen Sie als nächstes den Maßnahmetyp auswählen (z.B. bei BaE Berufsausbildung in außerbetrieblichen Einrichtungen (Verfahrenszweig 01) in den Ausprägungen BaE integrativ [BaE 1], Bae kooperativ [BaE 2] und BaE kombiniert [BaE 3]: kooperativ oder integrativ), oder Sie werden direkt zur Eingabemaske der restlichen Maßnahmedaten weitergeleitet:

Der Auftragstyp ist bereits ausgewählt, der Leistungstitel entspricht standardmäßig dem Auftragstypen. Sie sollten hier die offizielle Maßnahmebezeichnung der BA gemäß dem Zuschlagsschreiben bzw. Vertrag eingeben. Der Anzeigename wird softwareintern verwendet und sollte unbedingt aussagekräftig sein. Durchführungszeitraum und Standort sind keine Pflichtangaben, sollten aber eingegeben werden. Die Felder Vergabenummer, Losnummer und laufende Losnummer sind bereits gefüllt, sofern diese Angaben mit der EMAW-Nachricht seitens der BA übermittelt wurden.

Weitere Informationen zum Auftrags-/Maßnahmeanlageassistenten finden Sie unter "Anlegen eines Auftrags".

Wenn Sie den Nachrichtenfilter oben links auf "Postausgang" umschalten, sehen Sie die Nachrichten, die für das Senden an die BA vorgesehen sind:

Orange Nachrichten sind die Nachrichten, die mit der nächsten Datenübertragung an die BA übermittelt werden.

Rote Nachrichten sind Nachrichten, die aufgrund eines Fehlers nicht an die BA übermittelt werden, solange der Fehler nicht behoben ist. Dies trifft i.d.R. auf Nachrichten zu, die PDF Portable Document Format Ein plattformunabhängiges Dateiformat, das von Adobe Systems entwickelt wurde. Zum Lesen dieser Dokumente ist ein PDF-Reader (z.B. Adobe Reader) erforderlich.-Dokumente als Anlage enthalten (Beurteilungen, Maßnahmebereicht), die noch nicht digital signiert wurden (siehe auch "Digitale Signatur").

Ihnen stehen dann zwei neue Aktionen zur Verfügung:

eine davon ist ein wenig versteckt:

• Maßnahmebericht signieren
  Leitet den Signaturvorgang für diese Beurteilung ein. Sie haben auch die Möglichkeit, alle nicht signierten Beurteilungen zu signieren. Klicken Sie dafür im Aktionenmenü auf "Beurteilungen signieren". Weitere Infos zur Signatur finden Sie unter "Beurteilungen signieren".
• Bezugsnachricht anzeigen
  Öffnet ein weiteres Fenster, dass die Nachricht anzeigt, auf die sich Ihre Nachricht bezieht.
• Nachricht archivieren
  Verschiebt die Nachricht in den Archivordner.
• Nachricht(en) löschen
  Nachrichten im Postausgang können gelöscht werden, damit sie nicht übermittelt werden. Dies wird bei Nachrichten gemacht, die fehlerhafterweise erstellt wurden. Beachten Sie, dass evtl. Datenkorrekturen bei den betroffenen Tn erforderlich werden.

Der Unterschied zwischen Löschen und Archivieren besteht darin, dass Qualli.life beim Löschen einige Datenänderungen, die aufgrund der Erstellung einer Nachricht durchgeführt wurden, rückgängig gemacht werden. Beim Archivieren geschieht dies nicht. Weiterhin haben Sie auf archivierte Nachrichten weitere 90 Tage Zugriff. Auf gelöschte Nachrichten können Sie nicht mehr zugreifen.

Im Nachrichtenarchiv haben Sie 90 Tage nach der Archierung die Möglichkeit, archivierte Nachrichten einzusehen und diese ggfs. zu entarchivieren.

TEILNEHMER→Kommunikation→Nachrichtenarchiv

Im Archiv steht eine Aktion zur Verfügung:

• Archivierung aufheben
  Diese Aktion dearchiviert die Nachricht(en). Damit steht sie wieder für eine weitere Verarbeitung zur Verfügung steht.

Dieser Menüpunkt startet den Assistenten zum Versenden einer EMAW-Mitteilung:

Das Senden weiterer Nachrichtentypen erfolgt implizit in den betroffenen Programmbereichen.
Beispielsweise werden Verwaltungsnachrichten zum Ein- und Austritt ausschließlich durch das Verwenden des Maßnahmeassistenten erstellt.
Erläuterungen zu den einzelnen Nachrichtentypen finden Sie im Kapitel "EMAW-Prozessablauf".