Version 16

Video: Übersicht der Neuerungen

Am 26.11.2020 wurde die Pilotversion von Qualli.life 16 veröffentlicht. Am 08.03.2021 wurde das Update Die turnusmäßige Aktualisierung behebt Fehler bzw. Probleme und führt manchmal kleinere Neuerungen ein. im schnellen Aktualisierungsmodus herausgegeben. Das Releasedatum der Gesamtveröffentlichung war der 06.04.2021. Weitere Updates sind dazugekommen:

In Qualli.life 16 gibt es viele neue Programmfunktionen und Verbesserungen. Folgende Neuerungen sind enthalten:

Anpassbarer Arbeitsbereich

Video: Arbeitsbereichskonfiguration

Qualli.life ist eine sehr umfangreiche Software, die fast keine Wünsche offen lässt. Daraus resultieren aber auch ziemlich viele Menüpunkte, die im Menüband sichtbar sind. Da nicht alle Programmbereiche für alle Einsatzzwecke erforderlich sind, liegt die Idee nahe, nicht benötigte Schaltflächen auszublenden. Es ist jedoch nicht möglich pauschal abzubilden, bei welchem Einsatzszenario welche Programmbereiche benötigt werden, da dies von Kunde zu Kunde abweicht.

Daher haben wir uns dazu entschieden, Ihnen ein Mittel an die Hand zu geben die Konfiguration des Menübands selbst vorzunehmen. Zu diesem Zweck können beliebig viele Arbeitsbereichsprofile mit unterschiedlichen Anordnungen der Schaltflächen erstellt werden. Benutzer können durch zwei einfache Klicks oben rechts im Qualli.life-Anwendungsfenster ihr bevorzugtes Profil auswählen.

Weitere Informationen hierzu finden Sie in "Arbeitsbereichskonfiguration".

Platzhalter-Innovation

Video: Platzhalter

Das Ausfüllen von Formularen und Erstellen von individuellen Dokumenten und Berichten stellt aufgrund unterschiedlichster Anforderungen der Kunden und der Auftraggeber, wie z.B. der BA Bundesagentur für Arbeit oder dem BAMF Bundesamt für Migration und Flüchtlinge immer wieder eine Herausforderung dar. Qualli.life bietet hierfür die Möglichkeit Vorlagen, die mit Qualli.life-Platzhaltern (z.B. #Tn Teilnehmer*in an einer Bildungsmaßnahme; auch: Teilnahme..Name) versehen sind, mit Hilfe des "Schriftgut erstellen" oder des "Vorlagenmanager" auszufüllen. Die Platzhalter sind aber auch einsetzbar in Qualli.text (Textbausteine), in LuVen oder in Berichten.

Die Anzahl der "Platzhalter" ist im Laufe der Zeit gestiegen von ursprünglich ca. 50 auf über 960 in Qualli.life 15. Dennoch sind längst nicht alle Wünsche und Anforderungen erfüllt. Daher haben wir entschieden, die im Hintergrund arbeitende Technologie zur Bereitstellung und Erkennung der Platzhalter sowie der Ermittlung der Daten vollständig neu zu entwickeln. Dabei haben wir insbesondere Wert gelegt auf eine hohe Arbeitsgeschwindigkeit (Performance), ein verständliches System, eine hohe Flexibilität und eine geringe Fehleranfälligkeit.

Qualli.life 16 bietet nun ca. 17.000 Basisplatzhalter und mehr als 80.000 weitere Platzhalter. Bei Letzteren handelt es sich aufgrund der Qualli.life-Datenstruktur um theoretisch mögliche Platzhalter, die in der Praxis wahrscheinlich jedoch nur wenig Anwendung finden.

Trotz dieser hohen Zahl an möglichen Platzhaltern gibt es keine Einschränkung, was Arbeitsgeschwindigkeit oder Übersichtlichkeit der Platzhalterliste betrifft.

Viele Platzhalter verfügen aufgrund ihres Datentyps (z.B. Text, Datum, Zahl, ...) über weitere Funktionen, wie z.B. Formatierung, Textbegrenzung etc.

Auch die Platzhalterliste, also das Werkzeug, das Ihnen eine Übersicht über die Platzhalter gibt, wurde vollständig neu entwickelt. Sie stellt die Platzhalter hierarchisch dar, bietet Erläuterungen, eine Suchfunktion und eine Möglichkeit, Platzhalter auszuprobieren.

Viele der Platzhalter aus früheren Qualli.life-Versionen gibt es in dieser Form nicht mehr. Sie müssen nun aber nicht Ihre Vorlagen zwingend anpassen. Qualli.life 16 übersetzt intern die früheren Platzhalter-Namen in die aktuellen.

Trotz höchstmöglicher Sorgfalt bei der Entwicklung empfehlen wir Ihnen, die Pilotphase (siehe Zeitplan) zu nutzen, um Ihre Vorlagen zu überprüfen. Damit können Sie sicherstellen, dass wirklich alle Platzhalter so funktionieren, wie Sie es benötigen.

Neues im Vorlagenmanager

Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht möglichst viele der Excel-Vorlagen, die insbesondere von der BA und vom BAMF vorgegeben werden, automatisiert ausfüllbar zu machen. Um dieses Ziel zu erreichen, wurde der Vorlagenmanager um folgende Funktionen erweitert:

Einzelne Inhalte können jetzt eine Darstellungsbedingung enthalten. Wenn diese "falsch" ergibt, wird der Inhalt nicht weiter verarbeitet.
Der neue Inhaltstyp "Nicht-unterstütztes Element" wird verwendet, um Excel-Form-Elemente (Textfeld, Kombinationsfeld, Kontrollkästchen, Drehfeld und Optionsfeld) mit Daten zu füllen, die in der Qualli.life-internen Tabellenkalkulation nicht unterstützt werden. Dabei gibt es Besonderheiten, was Zellbezug und Inhalt betrifft (siehe Inhalte definieren im Handbuch).
Es kann jetzt mehr als nur eine Tn-Tabelle ausgefüllt werden. Dies wurde notwendig, weil bspw. das Formular "Anwesenheitsliste DeuFöV - tägliche Signatur" so aufgebaut ist, dass die Werktage in einer Tabelle und die Wochenenden in einer anderen Tabelle enthalten sind. Beachten Sie, dass alle Tn-Tabellen dieselben Tn beinhalten (siehe Mehrere Listen definieren im Handbuch).
Vorlagen können nun exportiert und importiert werden (siehe Vorlagen Importieren/Exportieren im Handbuch).
Neue, vorkonfigurierte Vorlagen:
- Vorlagen für DeuFöV (siehe weiter unten)
- BAMF: Antrag Anreiz-System-Alpha (630.053a)
- BAMF: Anwesenheitsliste IntK Integrationskurs (630.054l) inkl. Anhang tägl. Signatur
- BAMF: Abrechnungsbogen Integrationskurs (630.050ab)
- BAMF: Antrag auf Förderung von Lernstandserhebungen und Zwischentests im Allgemeinen Integrationskurs (630.166)
- BAMF: Antrag auf Auszahlung von Lernstandserhebungen und Zwischentests im Allgemeinen Integrationskurs (630.167)
Formularvorlagen, die in den Programmbereichen "AUFTRAG→Formulare" bzw. "TEILNEHMER→Stammdaten→Formulare" verwendet werden, können jetzt auf vom Vorlagenmanager verwaltete Vorlagen basieren.

Wenn auch Sie offizielle Excel-Vorlagen verwenden müssen, die automatisiert gefüllt werden könnten, in Qualli.life aber nicht enthalten sind, schicken Sie uns gerne die Dateien. Wir bemühen uns eine Lösung zu finden.

Neuer Auftragstyp: Deutschförderung nach der DeuFöV

Video: Kursanmeldung und AW-Liste

Hierbei handelt es sich um Kurse, die nach der Deutschsprachförderverordnung durchgeführt und durch das BAMF gefördert werden.

Dieser Auftragstyp unterscheidet sich von anderen, insbesondere den Integrationskursen, dadurch, dass es bislang keine Schnittstelle zum Auftraggeber gibt und daher alle Verwaltungsdaten in Form von geschützten Formularen aus Word und Excel erstellt werden müssen.

Um dies auf Auftragsebene zu ermöglichen, haben wir den Programmbereich "Maßnahmeberichte", den es bisher nur bei AGH Arbeitsgelegenheiten (Verfahrensweig 06)-Maßnahmen gab, auf alle Auftragsarten ausgeweitet und umbenannt in "Formulare" (analog zu den personenbezogenen Formularen).

Formularvorlagen werden mit Hilfe des Vorlagenmanagers konfiguriert und können dann ausgefüllt werden.

Die in der Praxis wichtigsten Vorlagen sind bereits vorkonfiguriert, z.B.:

Kursmeldung gemäß § 9 Deutschsprachförderverordnung
Anwesenheitsliste - Berufssprachkurse
Anhang zur Anwesenheitsliste - tägliche Signatur im Berufssprachkurs
Mitteilung über die Ergebnisse der Zertifikatsprüfungen - Berufssprachkurse
Postvollmacht in Berufssprachkursen

Weitere Formulare werden nach und nach folgen.

Um die Formularvorlagen ausfüllbar zu machen und sukzessiv vervollständigen zu können (wie z.B. die Anwesenheitsliste, die mehrere Monate in einer Arbeitsmappe beinhaltet), haben wir eine Tabellenkalkulation (eigenes "kleines Excel") in Qualli.life implementiert, d.h. es ist nicht erforderlich Excel auf dem PC zu installieren. Es stehen alle wichtigen Funktionen zur Verfügung. Wir haben das Menü allerdings auf die wesentlichen Punkte reduziert, um die Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten.

Die Formularvorlagen werden nicht automatisch in Ihren Datenbestand eingespielt. Verwenden Sie den neuen Serviceauftrag "Formularanfrage", um das Einspielen von Formularen zu beauftragen. Sofern keine Individualisierung der Vorlagen erforderlich wird, ist diese Dienstleistung selbstverständlich kostenlos.

Hinweis zu AsA-Flex

Zu diesem neuen Maßnahmetyp existieren bis zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Infomail keine Vorgaben bzgl. der Leistungs- und Verhaltensbeurteilung. Deshalb gibt es in Qualli.life bisher keinen gesonderten Auftragstypen AsA Assistierte Ausbildung nach § 130 SGB III (Verfahrenszweig 10)-Flex. Bitte verwenden Sie den Auftragstyp AsA und die damit geltenden LuV Leistungs- und Verhaltensbeurteilung-Vorgaben für AsA. Sollte sich dies ändern, informieren wir sie. Der Auftragstyp kann im Nachhinein ggfs. geändert werden.

Sicherheit zuerst: Die neue Qualli.Id

Bei dieser Neuerung handelt es sich nicht um einen Top-Kundenwunsch, sondern vielmehr um eine Notwendigkeit.

Seit längerem gehören zum Softwarepaket Qualli.life weitere Tools, wie Qualli.text, Qualli.drive und Qualli.note. Wir arbeiten an weiteren Features, wie z.B. das Qualli.camp, eine Online-Lernplattform rund um Qualli.life oder der webbasierten Qualli.app, die zukünftig einige Funktionen online, auf Smartphones und Tablets verfügbar machen wird.

Um bei all diesen Datenzugriffen die Anmeldung einheitlich zu gestalten und die Sicherheit gewährleisten zu können, haben wir die Qualli.Id (sprich a͜iˈdi) entwickelt. Hierbei handelt es sich um eine Authentifizierungsinfrastruktur, wie sie bei vielen Diensten, wie z.B. Microsoft, Facebook und Google eingesetzt wird. Die hierfür verantwortlichen Server befinden sich, wie Sie es gewohnt sind, in unserem Rechenzentrum in Heide und werden ausschließlich von Ihrem Nistech-Team verwaltet.

Seit Version 16 von Qualli.life ist der Zugriff auf Ihre Daten nur noch mit einer Qualli.Id möglich. Diese besteht aus den bekannten Benutzernamen und dem Zusatz @Bestandsnummer.qualli.life (z.B. muster@12345.qualli.life) (siehe auch "Qualli.id").

Für die Anmeldung an Qualli.life ändert sich nicht viel. Sie benötigen weiterhin nur die (einmalige) Aktivierung, den bekannten Benutzernamen und Ihr persönliches Kennwort.

Neue Schnittstelle: KURSNET

In Qualli.life 16 haben Sie jetzt die Möglichkeit angelegte Aufträge über die KURSNET-Schnittstelle zu veröffentlichen. Besonders Träger von Integrationskursen profitieren von der neuen Schnittstelle.

KURSNET-Konto: Sie können eine oder mehrere KURSNET-Kontos bequem in Qualli.life anlegen. Die zu veröffentlichenden Bildungsangebote werden mit einem Konto verknüpft und in Qualli.life in einem Bildungskatalog gesammelt.
Bildungsangebote bearbeiten: Erfassen Sie zu jedem Angebot alle notwendigen Informationen sowie Kontaktdaten, um Interessenten über die Inhalte Ihres Angebots in Kenntnis zu setzen.
In KURSNET veröffentlichen: Vom Bildungskatalog aus können Sie entweder Ihren gesamten Katalog oder ausgewählte Bildungsangebote veröffentlichen.

Seitenkonfigurator: Neue Elemente

"Der Seitenkonfigurator" verfügt über folgende neue Elemente:

Bild (Seitenelement): Damit können Sie Bilder oder Logos in Ihre eigene Seite einbauen und entscheiden, ob Bilder von anderen Benutzern bearbeitet werden dürfen oder nicht.
Dateiliste (Seitenelement): Damit können Sie und die Benutzer Dateien auf Ihre Seite hochladen.
Teilnehmerliste (Datentyp): Mit diesem Datentyp können Sie Teilnehmerlisten erstellen und Profile zuweisen.

Diverse weitere Neuerungen

Um diese Infomail nicht zu umfangreich zu gestalten, hier noch ein paar nicht weniger wichtige Neuerungen und Änderungen in Qualli.life 16:

Der Prozessablauf der elektronischen Maßnahmeabwicklung der BA wird nun auf der Startseite grafisch visualisiert. Hier stehen auch weitere Informationen und Aktionen zur Verfügung. So weisen z.B. rote Ausrufezeichen auf Fehler im Prozessablauf hin (siehe auch "EMAW-Prozessablauf").
Die neuen Vorgaben zu den LuVen gemäß dem Infopaket zur fachlichen Nutzung der elektronischen Maßnahmeabwicklung von 10/2020 wurden implementiert. Die meisten Änderungen sind formaler Natur. Insbesondere wurde die Einwilligung des Tn zur Datenübermittlung entfernt. Bei WmA Weiterbildung mit Abschluss wurde in die Start-LuV das Ergebnis der Probezeit aufgenommen.
Der Formularmanager unterstützt nun Vorlagen, die vom Vorlagenmanager bereitgestellt werden. Weiterhin wurden folgende Formulare aktualisiert:
- Teilnehmerbezogener Bericht für Maßnahmekombination Förderzentrum (siehe auch "Besonderheiten beim Formular F.12 (VerBIS)")
- Teilnehmerbezogener Bericht für alle Maßnahmen außer Maßnahmekombinationen mit erfolgsorientierter Vergütung (siehe auch "Besonderheiten beim Formular F.5.2 (VerBIS)")
- Teilnehmerbezogener Bericht für Maßnahmekombinationen mit erfolgsorientierter Vergütung (siehe auch "Besonderheiten beim Formular F.5.1 (VerBIS)")
Die Leistungserfassung unterstützt nun auch Soll-Leistungen und Leistungsgruppierungen (siehe auch "Allgemeine Leistungen/Bildungsgutscheine erfassen" und siehe auch "Leistungsgruppe hinzufügen").
In ORGANISATION→Aufgaben können nun auch die Aufgaben/Handlungsbedarfe der Teams- bzw. Teammitglieder abgerufen werden.
Im KURSNET gab es folgende Änderungen (vorgegeben durch die BA):
- Die Unterrichtsformen "Vollzeit" und "Teilzeit" wurden mit dem Präfix "Vor-Ort-" versehen, also z.B. "Vor-Ort-Vollzeit".
- Die Unterrichtsform "Selbststudium, E-Learning, Blended Learning" wurde umbenannt in "E-Learning, Blended Learning, virtuelles Klassenzimmer".
- Bei der Unterrichtsform "E-Learning..." darf nun kein fester Zeitraum mehr vergeben werden.
Beim Konfigurieren der "Merkmale" können Sie zwischen diversen neuen Datenquellen auswählen. Zudem sind in der Übersicht die Verwendungszwecke nun standardmäßig ausgeblendet.
In den Dokumentationseinträgen können Sie jetzt Anwesenheiten setzen, die in die AW-Liste übernommen werden (siehe auch "Anwesenheit").
Die Funktion zur Bearbeitung von Rechnungen wurde neu entwickelt. Die wichtigste Neuerung ist die Möglichkeit die gesamte Rechnung und/oder einzelne Positionen mit einem Bezug zu versehen. Bezüge können sein: Personen, Tn und Aufträge. Damit ist es möglich, Platzhalter in den Rechungstexten zu verwenden, die sich z.B. auf Tn beziehen.
Weiterhin können nun rechnungsbegründende Dokumente (z.B. Quittungen) werden. Rechnungen sind inkl. der Belege exportierbar als XRechnung Der Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern. Gemäß des Beschlusses des IT-Planungsrats vom 22.06.2017 ist XRechnung maßgeblich für die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland. Damit bildet XRechnung eine verlässliche Basis für den Austausch elektronischer Rechnungen von und mit deutschen Verwaltungen. Der Standard XRechnung wird von der KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben und besteht aus verschiedenen Komponenten, die die technische Umsetzung unterstützen. Der Standard wurde im Rahmen des Steuerungsprojekts eRechnung von Expertinnen und Experten aus Bund, Ländern und Kommunen entwickelt. Quelle: KoSIT.
Bei der Anlage eines neuen Auftrags können Sie nun eine Kopie eines vorhandenen Auftrags erstellen. So müssen Sie bspw. die Ausprägungen der Anwesenheiten (Schlüssel) nicht mehr einrichten (siehe auch "Aufträge duplizieren").
Produkte können nun versioniert werden. D.h. Änderungen an Produkten können eine Gültigkeit haben.
In Auswahlfeldern (Dropdown) war es bisher möglich Daten mit Hilfe des Mausrads zu ändern. Diese Funktion ist nun standardmäßig deaktiviert, da es bei Benutzern zu versehentlichen Datenänderungen kam. Sie können diese Funktion in den lokalen Einstellungen bei Bedarf wieder aktivieren.
In der BAMF-Schnittstelle InGe-Online Integrationsgeschäftsdatei-Online (ein Verfahren zum Datenaustausch zwischen dem Bundesamt für Migration und Flüchtlinge und Trägern von Integrationskursen) wurden die Änderungen an der Liste der Lehrwerke zum 01.11.2020 und 01.03.2021 berücksichtigt.
Die Änderungen der Mehrwertsteuer aufgrund des Corona-Konjunkturpakets wurden berücksichtigt.
Das Andockpaneel "Dokumentation" ermöglicht nun auch das Erfassen eines Dokumentationseintrags, ohne den entsprechenden Programmbereich öffnen zu müssen. Die Lese- und Schreibberechtigungen werden berücksichtigt (siehe auch "Andockpaneel "Dokumentation"").
Die ZUGFeRD Akronym für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland": ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie – erarbeitet wurde. Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und auf der am 28. Juni 2017 veröffentlichten Norm EN16931. Zudem werden die Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT und die ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3) ab ZUGFeRD 2.0 berücksichtigt. Die Einsatzgebiete dieses hybriden Rechnungsformats sind vielfältig. Sowohl im B2B-, im B2G- und im B2C-Geschäftsverkehr kann ZUGFeRD eingesetzt werden. Quelle: Wikipedia, FeRD-Schnittstelle für elektronische Rechnungen wurde auf die Version 2.1 aktualisiert. Die Rechnungen werden wie gewohnt im hybriden Format (PDF Portable Document Format Ein plattformunabhängiges Dateiformat, das von Adobe Systems entwickelt wurde. Zum Lesen dieser Dokumente ist ein PDF-Reader (z.B. Adobe Reader) erforderlich. mit integrierter XML Steht für "eXtensible Markup Language" und ist ein software- und hardwareunabhängiges Tool zum Speichern und Transportieren von Daten. Viele Computersysteme enthalten Daten in inkompatiblen Formaten. Der Datenaustausch zwischen inkompatiblen Systemen (oder aktualisierten Systemen) ist für Web- und Softwareentwickler eine zeitaufwändige Aufgabe. Große Datenmengen müssen konvertiert werden, und inkompatible Daten gehen häufig verloren. XML speichert Daten im Nur-Text-Format. Dies bietet eine software- und hardwareunabhängige Möglichkeit zum Speichern, Transportieren und Freigeben von Daten. XML erleichtert auch das Erweitern oder Aktualisieren auf neue Betriebssysteme, neue Anwendungen oder neue Browser, ohne dass Daten verloren gehen. Mit XML können Daten für alle Arten von "Lesegeräten" wie Personen, Computern, Sprachgeräten, Newsfeeds usw. verfügbar sein.-Datei) generiert.
Damit ist sie auch XRechnung 1.2-kompatibel. Dateien für den Upload von XRechnungen im OZG-RE Onlinezugangsgesetz Rechnungseingangsplattform. Die Plattform, um Rechnungen an die BA zu übermitteln. Voraussetzung ist eine Registrierung (https://xrechnung-bdr.de). Quelle: Arbeitsagentur-Portal können in der Rechnungsschreibung erstellt werden.
Eine Erstellung von XRechnung im hybriden Format (PDF und XML) ist möglich, wird aber von den Behörden nicht akzeptiert. Nutzen Sie in der Rechnungschreibung die Funktion "Als XRechnung exportieren...", um ausschließlich die XML-Daten zu speichern und anschließend im OZG-RE-Portal hochzuladen.

Seit dem 27.11.2020 akzeptieren Behörden, wie z.B. die BA, nur noch Rechnungen im elektronischen Format "XRechnung". Wenn Sie also ab dem 27.11.2020 XRechnung benötigen, müssen Sie diese Version einsetzen.
Mit der DATEV DATEV eG ("DATEnVerarbeitung"): ein Softwarehaus und IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren Mandanten. Der vollständige Name im Handelsregister lautet "Datenverarbeitungsorganisation der Steuerbevollmächtigten für die Angehörigen des steuerberatenden Berufes in der Bundesrepublik Deutschland, eingetragene Genossenschaft mit beschränkter Haftpflicht".-Schnittstelle wird nun auch das Leistungsdatum der Rechnungen exportiert. Wenn dies in der Zukunft liegt, wird stattdessen das Auftragsdatum verwendet, da DATEV ein in der Zukunft liegendes Leistungsdatum nicht unterstützt.
Bei allen Tabellen wurde aus Gründen der Darstellungsgeschwindigkeit der automatische Zeilenumbruch deaktiviert. D.h. mehrzeilige Texte werden nur noch einzeilig dargestellt, es sei denn, sie beinhalten manuelle Zeilenumbrüche (ENTER). Der automatische Zeilenumbruch kann über das Tabellenmenü oben links wieder aktiviert werden.
Das Design von Qualli.life wurde an das des Microsoft Office 2019 angepasst. Das Menü "QUALLI" wurde durch das Logo ersetzt.
Es ist eine Umschaltung zum klassischen Qualli.life-Design über QUALLI→Mein Benutzerkonto möglich (siehe auch "Menüpunkt: Mein Benutzerkonto").
Viele weitere Änderungen und Neuerungen sind enthalten...